Imprimante professionnelle : le guide d’achat pour les TPE et PME (2026)

Les imprimantes professionnelles coûtent deux à trois fois leur prix d'achat sur cinq ans en comptant les consommables, la maintenance et les pièces d'usure. Se baser sur le tarif affiché, c’est passer à côté des trois variables qui déterminent le vrai coût de votre parc d’impression : votre volume mensuel, la répartition noir/couleur et la formule de financement.

Dans ce guide pratique, DFM passe en revue les critères de décision pour les TPE et PME : laser ou jet d'encre, A4 ou A3, monofonction ou multifonction, achat comptant ou location, sécurisation des flux pour le RGPD et choix de la marque.

Qu'est-ce qu'une imprimante professionnelle ?

Une imprimante professionnelle est un périphérique d'impression adapté à un usage partagé en entreprise. Elle est généralement mobilisée pour gérer le quotidien administratif : devis, bons de commande, factures, fiches de paie, notes internes, états financiers, etc. Elle se distingue d'un modèle grand public par : 

• Un volume mensuel supporté de plusieurs milliers à plusieurs dizaines de milliers de pages (vs. quelques centaines) ;
• Une mécanique calibrée pour 5 à 7 ans d'usage soutenu (tambour, four de fixation et rouleaux d’entraînement notamment)
• Des consommables haute capacité qui abaissent le coût à la page (jusqu’à trois fois inférieur à celui d’une imprimante grand public) ;
• Une connectivité réseau native : Ethernet, Wi-Fi, AirPrint et numérisation vers cloud et Microsoft 365 ;
• Un contrôle d'accès : code PIN, badge, impression libérée sur authentification et journalisation des usages ;
• Un écosystème de services : maintenance sur site, supervision à distance et contrat MPS (Managed Print Services) au coût à la page.

Imprimante jet d'encre ou laser : quelle technologie pour ma PME ?

Pendant une trentaine d’années, la répartition était simple : le laser au bureau, le jet d'encre à la maison. 

Le laser utilise un toner en poudre, fixé sur le papier par un tambour chargé électriquement et un four chauffé à haute température. Le résultat sèche instantanément, résiste à l'eau et sort vite, ce qui en a fait le standard des services administratifs et comptables. 

Le jet d'encre projette des gouttelettes d'encre liquide à travers des buses microscopiques, ce qui lui donne un avantage sur le rendu des couleurs et des dégradés, mais avec un coût à la page plus élevé et un risque de séchage de l'encre en cas d'usage irrégulier. 

Aujourd’hui, le marché est beaucoup plus brouillé : 

• Epson a par exemple cessé de commercialiser des imprimantes laser pour se consacrer entièrement à sa technologie jet d'encre professionnelle « Zéro Chaleur » ;
• Les systèmes à réservoirs rechargeables (EcoTank chez Epson, MegaTank chez Canon et SmartTank chez HP) ont fait chuter le coût à la page du jet d'encre en dessous de 0,01 € en noir et blanc, un niveau qui rivalise avec le laser. 

Le choix entre les deux technologies doit donc reposer sur l’analyse du type de documents imprimés, du volume mensuel et du budget d'exploitation.

Comment dimensionner mon imprimante : le volume, le format et les fonctions

Ce sont probablement les critères les plus déterminants : le nombre de pages que vous imprimez chaque mois, le format de papier que vous utilisez (A4, A3 ou les deux) et les fonctions que vous attendez de la machine (impression seule ou impression + copie + numérisation). 

1. Quel est votre volume mensuel d’impression ?

Relevez les compteurs de vos imprimantes actuelles : le menu « Rapport d'utilisation » ou « Compteur » affiche le nombre total de pages imprimées depuis la mise en service. Divisez ce total par le nombre de mois d'exploitation pour obtenir votre moyenne mensuelle. 

Si les compteurs ne sont pas accessibles, comptez les ramettes de papier consommées chaque mois (une ramette = 500 feuilles) et multipliez par deux si vous imprimez en recto-verso.

Tout dépend évidemment de la taille de votre entreprise et de votre activité : un cabinet comptable ou d'avocats, qui produit des bilans, des conclusions et des contrats, imprimera beaucoup plus qu'une agence de développement web qui travaille quasi exclusivement sur écran.

Une fois ce volume établi, comparez-le au « volume mensuel recommandé » indiqué dans la fiche technique du modèle d’imprimante que vous envisagez (et non au « cycle d'utilisation maximal » ou « duty cycle », qui représente le plafond absolu de la machine) : 

• Si votre volume réel dépasse le volume recommandé, les composants mécaniques de l’imprimante s’useront prématurément (pannes et maintenance onéreuse) ; 
• Si votre volume est très inférieur au volume recommandé, vous payez une machine surdimensionnée. Sur les modèles jet d'encre à cartouches, l'encre risque en plus de sécher entre deux utilisations ;
• Si votre volume fluctue selon les périodes (clôtures comptables et saisonnalité commerciale), prenez comme référence le mois le plus chargé de l'année, pas la moyenne annuelle lissée.

2. Format A4 ou A3 (ou autre) ?

Le format A4 (21 × 29,7 cm) couvre l’ensemble des besoins administratifs courants. Le format A3 (29,7 × 42 cm), soit deux A4 côte à côte, est surtout utile pour les plans techniques, les tableaux comptables en colonnes larges, les affiches internes et les supports marketing destinés au pliage (une feuille A3 pliée donne un livret A4 de quatre pages). 

En France, moins de 4 % des documents imprimés sont en A3, et cette proportion continue de baisser avec la dématérialisation des documents techniques. Avant d'investir dans une machine A3, vérifiez si votre usage le justifie :

• Si vous imprimez en A3 plusieurs fois par semaine (cabinets d'architecture, bureaux d'études, services communication qui produisent leurs supports en interne), vous la rentabiliserez assez rapidement (elle vous imprimera aussi du A4 sans problème) ;
• Si vous imprimez en A3 moins d'une fois par semaine, il peut être plus rentable de sous-traiter ces impressions ponctuelles à un prestataire et de conserver une imprimante A4 au bureau ;
• Si vous avez besoin du A3 de façon occasionnelle mais régulière, certaines multifonctions A4 disposent d'un bac d'alimentation manuelle acceptant le A3 pour l'impression uniquement (la numérisation et la copie restent en A4). C'est par exemple le cas de la Brother MFC-J5955DW.

Les machines A3 sont plus volumineuses, plus chères et plus lentes (comptez 30 à 50 % de pages en moins par minute en A3 qu'en A4 sur le même appareil). Le coût d'impression par page A3 représente environ deux à trois fois celui d'une page A4 du fait de la surface d'encre ou de toner couverte.

3. Imprimante monofonction vs. imprimante multifonction (MFP)

Les monofonctions se limitent à l’impression, tandis que les multifonctions (MFP) combinent généralement l’impression, la copie, la numérisation et parfois le fax dans un seul châssis. Le choix entre les deux dépend de l'organisation du bureau, du nombre de collaborateurs qui partagent la machine (besoins différents) et des équipements déjà en place.

Comment financer mon parc d’imprimantes : achat, LLD, LOA ou MPS ?

Sur cinq ans, les consommables, la maintenance et les pièces d'usure peuvent représenter jusqu’à trois fois le prix d'achat de l’imprimante. 

Le coût total du parc dépend donc aussi de la formule de financement retenue : 

• L’achat comptant ; 
• La location longue durée ; 
• L’externalisation complète au coût à la page. 

Chacune répartit différemment la dépense dans le temps, la charge de gestion et le risque d'obsolescence.

1. L'achat sec (CAPEX)

Vous payez la machine, vous en devenez propriétaire et vous l'amortissez comptablement sur 3 à 5 ans selon la durée d'utilisation retenue : 

• Si le montant dépasse 500 € HT, l'imprimante doit être enregistrée en immobilisation et amortie sur sa durée de vie utile ; 
• Sous 500 € HT, vous pouvez la passer directement en charges sur l'exercice en cours. 

La TVA payée sur l'achat est récupérable si votre entreprise y est assujettie, ce qui réduit le coût net d'acquisition. Par exemple, pour une imprimante à 700 € HT amortie sur 5 ans, la dotation annuelle aux amortissements s'élève à 140 € et vient diminuer le résultat imposable chaque année. Le DAF ou le dirigeant de la PME doit donc arbitrer entre un effort de trésorerie immédiat et un avantage fiscal étalé.

2. La location longue durée (LLD) ou avec option d’achat (LOA)

En LLD, vous versez un loyer mensuel fixe pendant toute la durée du contrat (en général 36, 48 ou 60 mois) et vous restituez la machine à l'échéance. La LOA (ou crédit-bail) reprend le même mécanisme, mais vous pouvez racheter l'équipement en fin de contrat pour un montant résiduel fixé à la signature. Environ 40 % des entreprises françaises choisissent l'une de ces deux formules pour leur parc d'impression.

Les loyers démarrent aux alentours de 35 € HT par mois pour une A4 monochrome et montent à 80-130 € HT par mois pour une multifonction A3 couleur, selon le constructeur et les options retenues. Ces montants couvrent le plus souvent : 

• La livraison ; 
• L'installation ; 
• La maintenance préventive et curative ; 
• Le remplacement des pièces d'usure ; 
• La fourniture des consommables (hors papier). 

Comptablement, les loyers passent en charges d'exploitation (OPEX), ce qui évite d'immobiliser du capital et préserve la capacité d'emprunt de l'entreprise.

3. Le MPS (Managed Print Services) au coût à la page

Le MPS consiste à externaliser tout ou partie de la gestion du parc d'impression auprès d'un prestataire spécialisé : le matériel, les consommables, la maintenance, le suivi des volumes et l'optimisation des flux documentaires. Contrairement à la LLD, qui finance une machine, le MPS prend en charge l'ensemble du parc et son fonctionnement au quotidien.

La démarche commence par un audit du parc existant : 

• Cartographie des équipements ; 
• Relevé des volumes réels par machine et par service ; 
• Analyse des dépenses. 

Le prestataire identifie ensuite les machines sous-utilisées, les doublons et les postes de coût inutiles, puis propose un parc rationalisé (souvent moins de machines, mais mieux dimensionnées et mieux positionnées dans les locaux). La facturation repose sur un coût à la page unique, qui couvre le matériel, les consommables (hors papier), les pièces d'usure, la main-d'œuvre et les interventions sur site. Au quotidien, le prestataire surveille le parc à distance grâce à la télémétrie embarquée dans les machines.

Sécurité et RGPD : l'imprimante est un poste informatique comme un autre

Selon une étude menée par Sharp Europe, seuls 7 % des employés français formés à la cybersécurité ont reçu une sensibilisation aux risques liés aux imprimantes, contre 15 % en moyenne européenne. Et à peine 5 % des salariés français considèrent les imprimantes multifonctions comme une menace pour la sécurité informatique au bureau. 

Le décalage entre la perception et la réalité est considérable. Les imprimantes professionnelles intègrent : 

• Un système embarqué ; 
• Un accès au réseau local ; 
• Des modules de communication à distance ; 
• Une mémoire persistante. 

Du point de vue d'un cyberattaquant, c’est un poste de travail comme un autre.

Acheter une imprimante professionnelle : quelle marque choisir ?

Selon le tracker IDC (2025), le marché mondial des imprimantes est dominé par HP, Epson et Canon, avec respectivement 34,2 %, 22,5 % et 20,4 % de parts de marché en volume, suivis de Brother avec 9,8 %. Ces chiffres couvrent l'ensemble du marché (grand public et professionnel confondus). 

Dans les PME, des fabricants comme Konica Minolta, Ricoh et Xerox, parfois discrets dans les rayons grand public, sont très présents via les réseaux de revendeurs spécialisés et les contrats MPS : 

• Konica Minolta a d’ailleurs reçu le prix « A3 Line of the Year 2025 » décerné par Keypoint Intelligence ;
• Xerox a été sacré leader des services d'impression managés pour la seizième année consécutive dans le rapport annuel Quocirca Managed Print Services.

Voici un panorama des meilleures marques d’imprimantes professionnelles pour les TPE et PME.

DFM, le spécialiste français du parc d’impression des TPE et PME

Depuis 2002, nous équipons les TPE, PME et ETI françaises en solutions d'impression sur mesure, depuis l’audit du parc d’impression jusqu’à la maintenance, en passant par le choix des imprimantes, le financement et la dématérialisation des documents (GED).

Nos 300 collaborateurs et 140 techniciens permanents sont répartis dans 12 agences partout en France, pour rester à proximité de vos bureaux. Nous assurons une astreinte 24/7, et 96 % de nos interventions se soldent par la résolution de la panne dès le premier passage.

Nos équipes prennent en charge :

• L'audit de votre parc existant : cartographie des machines, relevé des volumes par service et analyse des dépenses. Vous repartez avec un plan de rationalisation chiffré ;
• La sélection des imprimantes dimensionnées à votre usage, avec des conditions avantageuses grâce à nos partenariats avec les grandes marques du marché (Canon, HP, Konica Minolta, Sharp…) ;
• La formule de financement qui vous convient : achat comptant, location longue durée, LOA ou contrat MPS au coût à la page.
• L'installation, le paramétrage réseau et la formation de vos équipes à l'utilisation des machines.
• La maintenance sur site, la fourniture des consommables et le recyclage en fin de vie, avec un interlocuteur unique, un portail client pour suivre vos tickets et des factures dématérialisées.