5 fonctionnalités d’imprimantes professionnelles que vous ne connaissez (probablement) pas

Vous pensez bien connaître votre imprimante de bureau ?

Et pourtant, de nombreuses PME passent à côté de fonctions précieuses qui pourraient considérablement améliorer leur quotidien. Sécurité des documents, gain de temps, réduction des coûts… les bénéfices sont nombreux. En effet, les imprimantes multifonctions professionnelles modernes intègrent désormais des options avancées, trop souvent ignorées ou mal paramétrées. C’est pourquoi nous avons sélectionné pour vous 5 fonctionnalités à (re)découvrir et à activer sans attendre dans votre entreprise.

1. Impression sécurisée par code PIN ou badge NFC

Entre le moment où vous cliquez sur "Imprimer" et celui où vous récupérez le document, il peut s’écouler plusieurs minutes. Et cela suffit pour qu’un contrat confidentiel, une fiche de paie ou une note RH soit consultée par erreur.

C’est pourquoi la fonction d’impression sécurisée est devenue essentielle. Vos documents ne s’impriment qu’à l’instant où vous les libérez physiquement, en saisissant un code PIN ou en passant un badge. Le fichier reste stocké dans une file d’attente sécurisée.

Par conséquent, cette fonctionnalité, disponible sur la majorité des imprimantes professionnelles depuis plus de 10 ans, s’avère indispensable dans tout environnement où la confidentialité est un enjeu fort.

Exemples concrets :

• Bulletins de salaire
• Documents juridiques en phase de contentieux
• Rapports de performance
• Devis concurrentiels

Bonnes pratiques :

• Évitez d’utiliser un réseau Wi-Fi public pour ce type d’impression
• Renommez vos fichiers sensibles avant envoi pour éviter que leur titre s’affiche à l’écran
• Paramétrez un délai d’expiration pour le code PIN afin de limiter les risques d’impression accidentelle

2. Scan vers email ou vers un dossier partagé

Numériser un document papier pour le traiter ou le transmettre peut rapidement devenir une perte de temps. Allumer l’ordinateur, récupérer le fichier, le renommer, l’envoyer… Cela prend souvent plusieurs minutes.

Heureusement, la plupart des imprimantes multifonctions récentes permettent désormais de scanner directement vers une adresse email ou un dossier réseau préconfiguré. Ainsi, vous placez le document dans le chargeur automatique, vous sélectionnez la destination, et l’envoi est immédiat.

De plus, ce gain de temps est considérable, en particulier pour les fonctions support ou les équipes commerciales qui manipulent beaucoup de documents.

Cas d’usage :

• Envoi d’un contrat signé au service juridique
• Transmission d’un document administratif à la direction
• Archivage automatique dans un dossier partagé
• Numérisation rapide d’une note de service pour diffusion

Astuce : Pensez à paramétrer les formats de sortie (PDF, JPEG), les niveaux de compression, et les carnets d’adresses fréquemment utilisés afin d’éviter les erreurs de saisie.

3. Suivi des impressions par utilisateur

Sans outil de suivi, il est difficile de savoir ce que coûte réellement l’impression dans une entreprise. En effet, entre les impressions inutiles, les documents en couleur non justifiés ou les doublons, les gaspillages peuvent vite s’accumuler sans être repérés.

Grâce au suivi individuel des impressions, chaque action est associée à un utilisateur via son compte, un badge ou un code. L’imprimante enregistre alors toutes les métadonnées : nombre de pages, type de document, couleur ou noir et blanc, etc.

Ainsi, l’entreprise peut :

• Imputer les coûts aux bons centres (projets, services, clients)
• Fixer des quotas ou alertes en cas de dépassement
• Sensibiliser les collaborateurs à l’impact environnemental
• Mettre en place une vraie politique de sobriété numérique

Bon à savoir : Ces outils sont parfois intégrés nativement dans les imprimantes, ou ajoutés via un logiciel comme PaperCut, uniFLOW ou équivalent.

4. Reconnaissance optique des caractères (OCR)

Lorsque vous scannez un document, vous obtenez souvent un fichier image ou un PDF non modifiable. Par conséquent, il est impossible de sélectionner, copier, rechercher un mot ou réutiliser un tableau.

Heureusement, la reconnaissance optique des caractères (OCR) change complètement la donne. Votre imprimante analyse l’image pour détecter les mots et vous renvoie un fichier éditable (Word, Excel, texte brut…). Vous pouvez alors facilement indexer, archiver ou modifier son contenu.

De plus, de nombreux modèles récents intègrent l’OCR de façon native, avec une qualité améliorée grâce à l’intelligence artificielle. Cela représente un véritable gain de temps pour les services comptables, juridiques, RH ou ADV.

Exemples :

• Transformer une facture scannée en fichier Excel
• Rechercher un mot-clé dans un document archivé
• Réutiliser du contenu sans tout retaper
• Indexer automatiquement un contrat dans une GED

Bonnes pratiques : Toujours relire les documents critiques après conversion, notamment en cas d’enjeux juridiques ou fiscaux, car certains caractères peuvent être mal interprétés.

5. Profils d’impression contextuels

De nombreux utilisateurs impriment tous leurs documents avec les mêmes paramètres, souvent en couleur et en haute qualité. Pourtant, un simple e-mail interne n’a pas besoin du même niveau de finition qu’une présentation client.

C’est pour cela que les profils d’impression contextuels existent. Ils permettent de créer des réglages prédéfinis adaptés à chaque usage, puis de les appliquer en un clic : plus besoin de reconfigurer manuellement les paramètres à chaque impression.

Chaque profil peut notamment inclure :

• La qualité d’impression (brouillon, standard, haute)
• Le mode couleur ou noir et blanc
• Le type de papier utilisé
• Le recto-verso automatique
• L’économie d’encre

Exemples de profils :

• "Usage quotidien" : noir et blanc, recto-verso, mode économie
• "Présentation client" : couleur, haute qualité, papier épais
• "Image/photo" : qualité maximale, papier photo
• "Document interne" : qualité brouillon, monochrome

Conseils : Il est préférable de limiter le nombre de profils disponibles (4 à 5 maximum) et de bien les nommer afin d’éviter toute confusion chez les utilisateurs.