Votre assistant(e) passe plusieurs heures par semaine à rédiger les comptes-rendus de vos réunions. Votre responsable RH jongle avec trois tableaux Excel pour gérer le travail hybride. Vos commerciaux perdent du temps à traduire leurs échanges avec les clients étrangers et à relire les comptes-rendus des réunions….

En 2024, Microsoft a intégré plusieurs nouvelles fonctionnalités à Teams pour automatiser ces tâches répétitives. On fait le point !

#1 Copilot : un assistant qui rédige vos comptes-rendus

Microsoft a intégré son célèbre assistant IA dans Teams, disponible uniquement avec la licence Copilot for M365. Cet outil élabore des documents de synthèse et des plans d’action à partir de vos visioconférences :

• Il produit un compte-rendu détaillé au fil de la réunion en listant les décisions prises et les actions à mener ;
• Il retranscrit et résume les réunions que vous avez manquées ;
• Il reformule vos messages avant envoi pour les rendre plus percutants (exemple : transformer votre « réflexion à haute voix » en liste à puces) ;
• Il répond à vos questions sur le contenu des réunions passées, même plusieurs semaines plus tard.

En pratique, vous gagnez du temps sur toutes les tâches administratives post-réunion. Plus besoin de prendre des notes ou de demander un résumé à vos collaborateurs : l'IA s'en charge.

#2 Microsoft Places : un outil qui organise le télétravail (et le travail hybride)

En France, près d’un salarié sur deux (49 %) travaille dans un format hybride, selon l’état des lieux réalisé par Owl Labs en 2024. Pour accompagner cette nouvelle organisation du travail, Microsoft Teams intègre désormais Places, un outil qui vous aide à planifier les journées en présentiel selon les tâches et les missions programmées.

Concrètement, le système analyse votre agenda, votre to do list ainsi que la présence (ou non) de vos collaborateurs au bureau pour vous recommander les meilleurs jours de présence dans la semaine. Places fonctionne sur trois niveaux :

• Il vous indique quand vos interlocuteurs seront sur place ;
• Il détecte automatiquement votre présence quand vous vous connectez au réseau du bureau pour informer vos collaborateurs ;
• Il identifie les réunions et les missions qui nécessitent une présence physique et vous suggère de venir ces jours-là.

Côté RH, plus besoin de multiplier les tableaux Excel ou les discussions en one-to-one : l'information est centralisée et automatiquement mise à jour en temps réel dans Teams. Cette fonction nécessite la licence Teams Premium. Elle devient particulièrement rentable pour les entreprises de plus de 10 salariés en travail hybride.

#3 Traduction automatique des échanges pour communiquer avec vos partenaires étrangers

Teams intègre désormais un système de traduction instantanée dans les conversations. Le message s'affiche directement dans votre langue dès sa réception, sans action de votre part. Cette fonction facilite les échanges par messages instantanés avec vos fournisseurs, clients ou partenaires étrangers. Concrètement :

• Teams détecte la langue du message reçu ;
• Il vous propose de le traduire dans votre langue par défaut ;
• Vous pouvez paramétrer la traduction automatique pour certaines langues (par exemple : traduction systématique de l'allemand, mais pas de l'anglais)

Exemple : votre fournisseur espagnol vous écrit en urgence sur Teams. Son message s'affiche en français dans votre fenêtre de conversation. Vous lui répondez en français, il reçoit le message en espagnol. Plus besoin d'ouvrir Google Traduction ou de basculer sur ChatGPT pour traduire.

Cette fonction est incluse dans l'abonnement Teams standard, sans surcoût. Teams traduit aujourd’hui plus de 40 langues en comptant les derniers ajouts de 2024 (arabe, coréen, turc, néerlandais, portugais, russe, thaï, etc.).

#4 Alertes intelligentes : votre fil d'activité se réorganise

Teams a totalement repensé son système de notifications pour vous éviter la surcharge d'information. Le fil d'activité affiche désormais vos alertes selon leur importance plutôt que simplement par ordre chronologique. Vous pouvez définir des priorités pour chaque type d'alerte :

• Messages directs d'interlocuteurs clés (clients, manager, etc.) ;
• Modifications de réunions (changements d'horaire, annulations) ;
• Mentions de votre nom dans les conversations de groupe ;
• Documents partagés dans vos projets prioritaires.

Un nouveau bouton « Supprimer » permet d'effacer les notifications traitées pour garder une vue d'ensemble sur ce qui reste à faire. Teams propose également des paramètres de notification personnalisés pour chaque canal de discussion : vous suivez uniquement les sujets qui vous concernent.

Pour les managers qui reçoivent plus de 50 notifications par jour, cette refonte fait gagner, en moyenne, 15 minutes par jour sur la lecture et le tri des informations. Et le système apprend de vos habitudes : il identifie progressivement les notifications que vous consultez en priorité pour adapter l’affichage.

#5 Teams ajoute vos notes de réunion à votre to do list

Les notes prises pendant vos réunions sur Teams se transforment maintenant en tâches directement dans Microsoft To Do et Microsoft Planner. Plus besoin de recopier ou transférer vos actions manuellement. Tout est automatisé.

Voici comment ça marche :

• Vous (ou un participant) écrivez les actions à mener dans l'onglet « Notes collaboratives » ;
• Teams détecte les tâches (quand vous écrivez « Pierre doit appeler le client », « Marie s'occupe du devis », etc.) ;
• Ces tâches apparaissent aussitôt dans To Do pour les actions individuelles, ou dans Planner pour le travail d'équipe ;
• La personne responsable reçoit une notification avec sa tâche.

Les notes restent accessibles à tous après la réunion. Vous voyez qui a ajouté ou modifié une tâche et quand.

Pour les réunions régulières (point hebdomadaire d'équipe par exemple), Teams crée des notes séparées pour chaque session. Vous gardez ainsi une trace claire des actions par réunion sans avoir à jongler entre plusieurs documents ou carnets de notes.

#6 Connexion simultanée à plusieurs comptes Teams

Vous gérez plusieurs sociétés ou structures ? Teams vous permet désormais de vous connecter à tous vos comptes en même temps sans avoir à vous déconnecter. Le système s'adapte à toutes les configurations :

• Plusieurs sociétés dont vous êtes dirigeant ;
• Une activité principale et une micro-entreprise ;
• Un compte client et un compte fournisseur ;
• Un compte professionnel et un compte associatif, etc.

Les notifications apparaissent avec le nom de la structure concernée. Un clic suffit pour basculer d'un environnement à l'autre. Même les réunions programmées sur différents comptes sont accessibles sans avoir à se reconnecter : vous rejoignez directement la visioconférence depuis n'importe quel compte.

L'interface reste claire avec un code couleur par compte. Les messages et documents sont strictement séparés entre les différentes structures. La fonction est intégrée dans l'abonnement Teams standard, sans licence supplémentaire.

Structurez votre organisation collaborative avec DFM

DFM vous aide à structurer votre organisation collaborative avec des outils adaptés à votre fonctionnement :

• Salles de réunion connectées qui stimulent l'intelligence collective : tableaux blancs interactifs pour le brainstorming, écrans tactiles pour les annotations en direct, systèmes de visioconférence performants pour intégrer vos collaborateurs à distance ;
• Configuration d'outils collaboratifs (Teams, Rainbow) qui renforcent votre efficacité opérationnelle : gestion centralisée des documents, suivi des tâches en temps réel, organisation des équipes par projets, diffusion ciblée de l'information, assistants IA performance… ;
• Installation d'écrans interactifs qui dynamisent vos réunions : partage instantané des documents, sauvegarde automatique des annotations, diffusion sur plusieurs écrans pour les grands groupes, etc.

Nos équipes analysent vos méthodes de travail, identifient vos points de friction et vous proposent les meilleures solutions collaboratives pour votre activité. Nous assurons l'installation complète, la formation de vos équipes et le support technique.

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