La différence entre une visioconférence réellement productive et une réunion inutile ou frustrante se joue souvent dans les détails.
Si les options de base des solutions collaboratives sont désormais relativement bien maîtrisées par les collaborateurs, certaines fonctionnalités pratiques restent méconnues ou largement sous-utilisées. En voici quatre pour doper l’efficacité de vos réunions sur Microsoft Teams.
#1 Retranscrire automatiquement une visioconférence
Jusqu’à il y a quelques mois, il fallait passer par une application tierce pour retranscrire une visioconférence enregistrée au format audio ou vidéo par Teams. Aujourd’hui, la solution de communication collaborative de Microsoft embarque une fonctionnalité native qui exécute cette mission.
Vous allez pouvoir lire les sous-titres des échanges quasiment en temps réel, puis télécharger la retranscription complète en fin de communication. Vous pourrez également rechercher des mots-clés dans la retranscription via la barre de recherche de Teams.
Cela vous permettra par exemple de lever un doute ou de vous mettre à jour si vous avez raté le début de la réunion (à condition que l’organisateur ait pris soin d’activer la retranscription).
Voici comment procéder pour retranscrire une réunion sur Microsoft Teams :
- Sur l’interface Teams, pendant la réunion, cliquez sur les trois points verticaux, en haut à droite de l’écran, juste à gauche de l’icône de la caméra ;
- Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur « Commencer la transcription » ;
- Assurez-vous que la langue corresponde à celle parlée dans votre réunion. Pour cela, rendez-vous dans « Paramètres de transcription », en haut à droite de la fenêtre qui s’est affichée avec la transcription en direct ;
- À la fin de la visio, vous retrouverez le lien pour télécharger la retranscription complète sur le calendrier Teams, dans le bloc de l’événement en question.
⚠️ À noter : pour des raisons évidentes, tous les participants recevront une notification les informant de l’activation de la transcription automatique.
#2 Lancer un sondage en temps réel
Le sondage en temps réel est un excellent outil pour dynamiser les réunions, générer du feedback et faire gagner du temps à l’ensemble des participants.
Dans les réunions stratégiques, où une décision doit être prise à la fin des échanges, le sondage en temps réel vous permettra de faire voter les participants pour constater un consensus ou une divergence d’opinion.
Dans un contexte de formation, ces sondages permettront de tester la compréhension des participants en direct, à la manière d’un quizz. Les formateurs peuvent ainsi ajuster le déroulement de la session en fonction des résultats obtenus.
Le sondage permettra enfin aux commerciaux de personnaliser leurs présentations en temps réel. Par exemple, si le commercial présente un nouveau produit à des clients potentiels, il peut lancer un sondage pour les interroger sur la fonctionnalité qui les intéresse le plus, ou celle dont ils ne voient pas vraiment l’intérêt. Il pourra alors rebondir sur ce feedback pour saisir une opportunité d’intérêt ou répondre à une objection.
Voici comment lancer un sondage en temps réel sur Microsoft Teams :
- Vous devez créer votre sondage avant la réunion pour pouvoir l’afficher pendant la visio. Pour cela, dans Teams, cliquez sur « Calendrier », puis recherchez la réunion planifiée. Cliquez dans le bloc de cette réunion ;
- Ensuite, sélectionnez « Conversation avec les participants ». Cliquez sur « Ajouter un onglet », puis sélectionnez « Sondages », puis « Ajouter », et enfin « Enregistrer » ;
- Un nouvel onglet « Sondages » s’ajoutera alors à votre réunion. Cliquez sur « Créer un sondage », puis suivez l’assistant pour le paramétrage (sondage à choix multiples, questionnaire avec une seule bonne réponse parmi les différents choix, question ouverte, évaluation avec une note jusqu’à 5, classement, etc.) ;
- Choisissez enfin entre « Partager automatiquement les résultats après le vote » ou « Garder les réponses anonymes ». Cliquez sur « Enregistrer ».
Pendant la réunion (ou même avant ou après), il suffit de cliquer sur « Sondage » dans l’interface Teams, puis de cliquer sur « Lancer ». Les participants verront une fenêtre pop-up avec laquelle ils pourront interagir (y compris via smartphone).
#3 Passer de l’ordinateur au smartphone sans quitter la réunion
Vous connaissez sûrement cette situation : une visio va au-delà du temps prévu, et vous avez un engagement dans la foulée (déplacement chez un client, un train à prendre, etc.). Pas le choix, il faut partir tout en restant connecté. Et c’est que le stress commence :
- Il faut retrouver le lien de la réunion sur votre téléphone : était-ce dans vos emails ou dans le calendrier ?
- Si vous vous connectez manuellement via smartphone, vous risquez d’apparaître en double dans la réunion, avec une latence ou, pire, un son désagréable (larsen) ;
- Si vous quittez la visio sur PC avant de vous connecter sur smartphone, vous risquez de manquer une partie des échanges.
Teams a prévu une fonctionnalité pour vous faciliter la vie. Vous devez disposer de l’application Teams sur votre smartphone et être connecté au même compte que sur ordinateur :
- Pendant la visio sur ordinateur, ouvrez l’application Teams sur votre smartphone ;
- Sur smartphone, cliquez sur le bouton « Rejoindre », en haut à droite de l’écran.
Teams vous donnera alors deux choix : transférer la réunion vers smartphone et quitter automatiquement sur PC, ou rejoindre la réunion par smartphone tout en restant connecté sur smartphone. Si vous choisissez cette deuxième option, Teams va automatiquement désactiver le micro de votre smartphone pour éviter le larsen désagréable.
#4 Lancer un jeu avec les participants
Que ce soit pour un team building improvisé, pour patienter en attendant un retardataire ou pour lancer un petit défi à votre équipe, les jeux en ligne peuvent apporter une touche de légèreté bienvenue dans vos réunions virtuelles.
Un collaborateur a 10 minutes pour la réunion hebdomadaire ? Au lieu de patienter de manière passive, vous pourriez lancer un petit jeu rapide. Votre équipe a besoin d’une petite pause ludique après une longue session de travail ? Un petit défi au Démineur ou au Solitaire pourrait détendre l’atmosphère. À noter : vous pouvez échanger par audio et vidéo pendant les jeux.
Cette fonctionnalité n’est pas accessible sur la version web de Teams. Il faut donc installer le logiciel sur votre ordinateur. Ensuite :
- Ouvrez Teams, puis cliquez sur « Applications » (ou Apps), dans la menu supérieur, juste à gauche de l’icône de la caméra ;
- Recherchez « Games for Work », puis cliquez sur le bouton « + » pour ajouter l’application à votre interface Teams ;
- Pendant la réunion, cliquez sur la nouvelle icône qui apparaîtra dans la menu supérieur, « Games for Work » ;
- Un menu latéral (à droite) affichera les jeux disponibles. Choisissez celui qui vous convient. L’écran du jeu s’affichera chez tous les participants.
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