Besoin de flexibilité, budget limité, évolutivité, nécessité de se conformer à des lois de plus en plus complexes, besoin d’automatisation sans compétences IT… Microsoft a bien compris les défis communs aux TPE ambitieuses.

C’est pourquoi la firme de Redmond a lancé Microsoft 365 Business, une suite d’outils intégrés spécialement pensée pour les petites structures.

Qu’est-ce que Microsoft 365 Business, concrètement ?

Sorti en 2017, Microsoft 365 Business est l’évolution d’Office 365, lancé en 2011. Il s’agit tout simplement d’une « suite bureautique en ligne » pensée pour les TPE et les PME… Microsoft 365 Entreprise étant la version destinée aux grandes entreprises (ou à celles qui ont des besoins plus complexes et plus avancés).

Au-delà des logiciels classiques que vous connaissez comme Word, Excel et PowerPoint (qui ont d’ailleurs subi une refonte), Microsoft 365 Business intègre des outils qui couvrent quasiment tout le spectre des besoins en productivité, en collaboration et en sécurité numérique des petites entreprises :

• Exchange pour la gestion professionnelle des emails (avec votre nom de domaine) et des calendriers ;
• OneDrive et SharePoint pour le stockage et le partage de fichiers sur le Cloud (avec vos collaborateurs, clients, fournisseurs, sous-traitants…) ;
• Teams pour la communication et les visioconférences ;
• Planner pour la gestion de projets et des tâches ;
• Power Apps et Power Automate pour créer des applications métier et automatiser des processus ;
• Bookings pour la gestion des rendez-vous en ligne ;
• Microsoft Forms pour créer des sondages et des questionnaires à administrer en ligne ;
• Stream pour le partage et la gestion des vidéos d’entreprise ;
• Yammer pour créer le réseau social de votre entreprise.

Pour séduire les TPE/PME, Microsoft a opté pour un modèle économique par abonnement mensuel. Les petites structures peuvent donc accéder à des outils de niveau « entreprise » sans investissement initial lourd, tout en gardant une flexibilité sur le nombre de licences. En somme, la solution est évolutive et préserve votre trésorerie.

Quelle différence entre les versions Standard et Premium ?

Microsoft propose deux versions de sa suite Microsoft 365 Business pour les TPE/PME : Standard et Premium. La différence réside principalement dans le niveau de sécurité et de gestion des appareils.

La version Standard comprend tous les outils de productivité et de collaboration de base. Elle fera l’affaire pour les entreprises qui n’évoluent pas dans des secteurs d’activité sensibles, ou dont les clients n’imposent pas forcément des niveaux de sécurité rigoureux.

La version Premium inclut évidemment tout ce que propose la Standard, mais y ajoute une couche de sécurité et de gestion des appareils renforcée :

• Intune pour la gestion et la sécurisation des appareils mobiles ;
• Azure Information Protection pour le chiffrement et la classification des données sensibles ;
• Defender for Office 365 pour une protection avancée contre les menaces par email (phishing notamment) et les liens malveillants ;
• Azure AD Premium P1 pour l’authentification multifacteur et l’accès conditionnel ;
• Des outils de conformité comme l’archivage et la rétention des emails.

La version Premium est logiquement plus chère, mais c’est souvent un investissement rentable pour certains types de TPE/PME, comme on le verra dans la partie suivante.

Ma TPE a-t-elle besoin de la version Premium de Microsoft 365 Business ?

La version Premium est plus chère que la version Standard. Il faut donc bien cerner vos besoins pour éviter de gaspiller vos ressources.

La version Premium de Microsoft 365 Business convient aux TPE/PME qui ont des besoins de sécurité avancés ou une infrastructure informatique complexe. Elle convient donc aux cabinets d’avocats et d’expertise comptable, aux sociétés de conseil, aux entreprises du secteur médical qui gèrent des données hautement confidentielles (au-delà des exigences du RGPD), etc.

Les secteurs à haut risque comme la finance, la technologie ou l’énergie, souvent ciblés par des cyberattaques, figurent également dans le cœur de cible de la version Premium. Cette version est également pertinente pour les TPE/PME dont les effectifs sont mobiles ou pratiquent largement le télétravail, avec un besoin de gestion pointue des appareils et des accès.

Enfin, les TPE/PME en croissance rapide, qui anticipent l’intégration de nouveaux outils métiers, l’augmentation du nombre d’utilisateurs et/ou la mise en place d’un système de gestion des identités plus robuste à court terme, trouveront dans Premium les fonctionnalités nécessaires pour accompagner leur évolution.

5 raisons qui devraient vous pousser à envisager Microsoft 365 Business Premium pour votre TPE

1. Intégration poussée avec l’écosystème Microsoft pour doper la productivité

Microsoft 365 Business Premium propose une intégration exceptionnelle entre ses différents outils. Par exemple, vous pouvez éditer un document Word directement depuis Teams (pendant une visioconférence, sans sortir de l’interface), planifier une réunion Outlook à partir d’un chat sur Teams ou transformer automatiquement un email en tâche à faire par un collaborateur dans Planner.

Cette synergie réduit largement le temps passé à basculer entre les applications pour permettre aux petites équipes de gagner du temps et de travailler de manière plus fluide et plus efficace.

2. Forte sécurisation de vos données sans expertise en cybersécurité

Contrairement aux solutions grand public ou à la version Standard, Premium intègre des fonctionnalités de sécurité avancées qui ne nécessitent (quasiment) pas de connaissances en cybersécurité.

Par exemple, la protection contre la perte de données (DLP) vous permet de définir des règles simples pour protéger les informations sensibles. Vous pouvez empêcher l’envoi accidentel de fichiers qui contiennent des données clients en dehors de l’entreprise ou bloquer automatiquement le partage de documents financiers confidentiels via des liens publics.

Au-delà de la DLP, Premium propose plusieurs fonctionnalités de sécurité qui peuvent être utiles à votre TPE :

• Protection avancée contre les menaces : Defender for Office 365 analyse en temps réel les pièces jointes et les liens dans les emails pour bloquer les tentatives notamment ;
• Gestion des accès conditionnels : vous pouvez définir des règles d’accès basées sur la localisation, l’appareil ou le niveau de risque. Par exemple : exiger une authentification multi-facteurs pour les connexions depuis l’étranger ;
• Audit et reporting de sécurité : des tableaux de bord simples vous permettent de suivre les tentatives d’accès suspectes, les partages de fichiers inhabituels, etc.

3. Automatisation simple et sur mesure de vos processus

Avec Power Automate, les TPE peuvent créer des flux de travail (workflows) automatisés sans compétences en programmation.

Par exemple, un petit cabinet d’architectes peut automatiser la création de dossiers de projet, l’envoi de rappels pour les échéances et la génération de rapports d’avancement, le tout sans intervention manuelle après le paramétrage.

Votre TPE pourra donc libérer du temps sur les tâches automatisables et se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous réduisez ainsi votre coût de revient et gagnez en rentabilité et en compétitivité.

4. Gestion simplifiée des appareils mobiles pour les TPE en croissance

Avec Intune, les TPE peuvent facilement gérer et sécuriser les appareils mobiles de leurs collaborateurs.

Par exemple, vous pouvez configurer à distance tous les smartphones de l’entreprise avec les applications nécessaires, appliquer des politiques de sécurité uniformes et même effacer à distance les données sensibles en cas de perte d’un appareil.

Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour les TPE qui se développent rapidement et qui ont besoin d’une solution évolutive pour gérer une flotte d’appareils croissante.

5. Conformité réglementaire pour les TPE qui manipulent des données sensibles

La fonctionnalité d’archivage et de conservation des emails, par exemple, permet de conserver automatiquement tous les échanges électroniques pendant une durée définie, typiquement 5 à 10 ans selon les réglementations propres à chaque secteur (finance, santé, etc.). Vous pourrez donc produire rapidement des échanges historiques si on vous l’exige lors d’un audit.

Vous avez aussi des modèles de conformité prédéfinis qui simplifient la mise en conformité avec le RGPD. Concrètement, ces modèles proposent des paramètres préconfigurés pour la rétention des données, la classification des informations sensibles et les politiques de partage. Par exemple, le système peut automatiquement identifier et protéger les données personnelles dans vos documents pour empêcher tout partage non autorisé et faciliter leur suppression sur demande d’un client.

Votre TPE pourra donc démontrer facilement la traçabilité de ses pratiques de gestion des données clients, mieux gérer les consentements marketing et les durées de conservation des données d’achat, etc.

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