Le prix du matériel d’impression, qu’il soit acheté ou loué, ne représente qu'une partie du coût total : les consommables et la maintenance pèsent deux à trois fois plus lourd sur 5 ans. Ce guide chiffre chaque poste dans les deux formules, avec deux exemples concrets.
Faut-il acheter ou louer une imprimante professionnelle ?
L’achat est préférable si les volumes, les formats imprimés et les fonctionnalités dont vous avez besoin ont peu de chances d’évoluer pendant plusieurs années. C’est aussi le choix que privilégient les entreprises qui ont une trésorerie excédentaire et qui disposent des compétences en interne pour assurer la maintenance du matériel.
La location du parc d’imprimantes est plutôt destinée aux entreprises qui souhaitent :
- Optimiser leur trésorerie en échelonnant le financement ;
- Anticiper l’évolution de leurs besoins en impression et photocopie à court ou moyen terme ;
- Déléguer la maintenance, la gestion des consommables et/ou le renouvellement du matériel d’impression.
Le choix entre la location et l’achat de vos imprimantes professionnelles est donc un arbitrage entre 6 critères.
Quel est le coût total d’une imprimante professionnelle à l’achat ?
Le coût total d’achat d’une imprimante professionnelle, d’un photocopieur ou d’un traceur doit additionner plusieurs éléments :
- Le prix de la machine ;
- Le coût d’installation ;
- Les consommables ;
- La maintenance pendant toute la durée d’utilisation.
Comptez environ 500 à 1 000 € HT pour un multifonction A4 couleur professionnel, 3 000 à 5 000 € HT pour un multifonction A3 couleur de 25 à 30 pages par minute et 6 000 à 10 000 € HT pour les modèles A3 plus rapides ou mieux équipés.
Ces ordres de grandeur correspondent aux prix observés chez Canon, Sharp, Konica Minolta et HP, partenaires DFM pour l’impression et les solutions de dématérialisation.
Quel est le coût total d’une imprimante professionnelle en location ?
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Votre imprimante professionnelle en location dès 49 € HT/mois
Le coût total d’une imprimante professionnelle en location comprend les loyers versés pendant toute la durée du contrat, le coût des impressions, les options financées avec la machine et les éventuels frais d’installation.
Sur le marché français, comptez :
- Entre 49 et 70 € HT/mois pour un multifonction A4 couleur ;
- 70 à 110 € HT/mois pour un multifonction A3 couleur de 20 à 30 ppm ;
- 100 à 180 € HT/mois entre 35 et 55 ppm ;
- 150 à 230 € HT/mois pour les équipements destinés aux volumes élevés.
Lorsque la maintenance est facturée au coût à la page, ajoutez environ 0,004 à 0,009 € HT par impression noir et blanc et 0,04 à 0,07 € HT par impression couleur. Ces montants couvrent généralement les toners, les pièces d’usure, la main-d’œuvre et les déplacements.
Cas où l’achat de l’imprimante revient moins cher que la location
Un cabinet comptable de 8 personnes a comparé les deux formules pour un multifonction A3 couleur de 26 ppm, sur la base de 2 000 pages par mois (1 600 en noir et blanc, 400 en couleur). Le contrat de maintenance au coût à la page était identique dans les deux cas : 0,005 € HT la page noir et blanc et 0,04 € HT la page couleur, soit 24 € HT par mois (1 440 € HT sur cinq ans).
- Machine négociée auprès du distributeur : 3 800 € HT
- Installation et configuration réseau : 200 € HT
- Maintenance au coût à la page (60 mois) : 1 440 € HT
- Total : 5 440 € HT
- Loyers : 85 € HT × 60 mois = 5 100 € HT
- Installation : incluse dans le contrat
- Maintenance au coût à la page (60 mois) : 1 440 € HT
- Total : 6 540 € HT
Le cabinet a donc économisé 1 100 € HT en achetant, soit 17 % de moins que la location. L’impact fiscal ne change pas significativement le résultat, car dans les deux cas la dépense est déductible sur cinq ans :
- Par amortissement linéaire à l’achat ;
- Par déduction des loyers en charges d’exploitation en location.
Pourquoi l’achat de l’imprimante est plus intéressant dans ce cas
Le cabinet imprimait le même type de documents depuis 4 ans (bilans, liasses fiscales, courriers clients), avec le même nombre de postes et le même volume mensuel. Rien dans son activité ne laissait prévoir un changement de volume ou de fonctionnalités à moyen terme. La trésorerie disponible permettait de régler la machine sans reporter d’autres dépenses nécessaires ou emprunter.
Cas où la location de l’imprimante est plus intéressante que l’achat
Une agence immobilière de 5 négociateurs avait acheté un multifonction A3 couleur de 26 ppm pour 3 800 € HT. Volume d’impression = 2 000 pages par mois. Trois ans plus tard, l’effectif passe à 14 négociateurs, avec un volume d’impression de 5 000 pages par mois.
L’imprimante commence à provoquer des files d'attente et des bourrages fréquents qui compliquent le travail des équipes. L'agence a dû la remplacer par un modèle de 40 ppm, négocié à 6 500 € HT. L’ancien modèle a été revendu à 500 € HT.
- Première machine : 3 800 € HT, revendue 500 € HT après 3 ans, soit un coût net de 3 300 € HT
- Deuxième machine : 6 500 € HT
- Deux installations : 200 € × 2 = 400 € HT
- Maintenance au coût à la page sur les 36 premiers mois (2 000 pages/mois) : 864 € HT
- Maintenance au coût à la page sur les 24 derniers mois (5 000 pages/mois) : 1 860 € HT
- Total : 12 924 € HT
- Premier contrat de location (36 mois × 85 € HT) : 3 060 € HT
- Deuxième contrat de location sur un modèle 40 ppm (24 mois × 140 € HT) : 3 360 € HT
- Deux installations : incluses dans les contrats
- Maintenance au coût à la page (mêmes montants que l’achat) : 2 724 € HT
- Total : 9 144 € HT
La location aurait coûté 3 780 € HT de moins que l’achat, soit 29 % d’économie sur cinq ans.
Pourquoi la location de l'imprimante est plus intéressante dans ce cas
L’écart ne vient pas de la maintenance (identique dans les deux cas), mais du coût de remplacement de la machine. L’agence a revendu son premier multifonction 500 € HT après trois ans d’utilisation, alors qu’elle l’avait payé 3 800 € HT. La durée de vie moyenne d’une imprimante professionnelle est de 3 à 4 ans. Au-delà de 3 ans, les pannes se multiplient, ce qui fait chuter la valeur de revente.
Quelle différence entre location, leasing, LLD et LOA d’une imprimante professionnelle ?
La location, la LLD, le leasing et la LOA permettent toutes d’utiliser une imprimante sans régler son prix d’achat au départ, mais la propriété du matériel et les possibilités offertes à la fin du contrat ne sont pas les mêmes. La location et la LLD prévoient la restitution du matériel à l’échéance, tandis que le leasing, généralement structuré sous forme de crédit-bail pour les équipements professionnels, prévoit une option d’achat. La LOA repose également sur une option d’achat fixée dès la signature.
L’entreprise utilise l’imprimante contre le versement d’un loyer. Selon l’offre choisie, le contrat peut aussi regrouper la maintenance, les consommables, le dépannage et l’installation du matériel.
L’imprimante est restituée ou remplacée selon les conditions prévues avec le loueur. L’entreprise ne devient propriétaire que si le contrat prévoit cette possibilité.
PME, cabinets, agences et réseaux multisites qui souhaitent échelonner le financement et déléguer tout ou partie de la gestion du parc d’impression.
La location longue durée met l’imprimante à disposition pendant une période fixée au contrat, en contrepartie de loyers. La LLD ne prévoit pas d’option d’achat du matériel à l’échéance.
L’entreprise restitue l’imprimante. Elle peut ensuite renouveler son contrat et repartir sur un équipement identique ou sur une machine mieux adaptée à ses nouveaux besoins.
Entreprises qui veulent renouveler régulièrement leurs imprimantes, notamment lorsque les effectifs, les volumes ou les fonctionnalités attendues sont susceptibles d’évoluer.
Dans un crédit-bail, l’organisme financier achète l’imprimante choisie par l’entreprise puis la lui loue. Le contrat prévoit dès le départ une option permettant d’acquérir le matériel à l’échéance.
L’entreprise peut lever l’option d’achat au prix prévu dans le contrat ou restituer le matériel. Le financement et le contrat de maintenance peuvent être proposés séparément.
Entreprises qui souhaitent répartir le financement de leur équipement tout en conservant la possibilité d’en devenir propriétaires après plusieurs années d’utilisation.
La location avec option d’achat associe des loyers à une possibilité d’acquérir l’imprimante au prix fixé dans le contrat. Pour les équipements professionnels, cette mécanique se rapproche du crédit-bail.
L’entreprise choisit entre l’achat du matériel au montant prévu et sa restitution. Le coût de l’option doit donc être intégré dès le départ lorsque vous comparez plusieurs offres.
Entreprises qui veulent conserver une possibilité d’achat sans financer immédiatement l’intégralité du prix de l’imprimante.
FAQ
Peut-on racheter l'imprimante en fin de contrat de location ?
Uniquement si le contrat est un crédit-bail. L’entreprise peut alors lever l’option d’achat, dont le montant est fixé à la signature du contrat (entre 1 et 5 % de la valeur initiale de la machine en général). En location financière pure, le matériel est restitué au bailleur à l’échéance.
Les loyers de location d'imprimante sont-ils déductibles des impôts ?
Les loyers versés dans le cadre d’un contrat de location ou de leasing sont intégralement déductibles du résultat imposable en tant que charges d’exploitation. À l’achat, la déduction passe par l’amortissement linéaire de la machine, étalé sur 3 à 5 ans. L’effet fiscal est comparable sur la durée totale, mais le rythme de déduction est différent : la location permet de déduire chaque loyer dès l’année de paiement, là où l’achat étale la déduction sur toute la période d’amortissement.
Peut-on résilier un contrat de location d'imprimante avant son terme ?
Les contrats de location portent généralement sur 36 à 60 mois et ne prévoient pas de résiliation anticipée sans pénalités. Si l’entreprise souhaite y mettre fin avant l’échéance, elle doit régler l’intégralité des loyers restants. Certains prestataires proposent en revanche un rachat de contrat lorsque l’entreprise change de fournisseur ou renouvelle son matériel en cours de période.
Quelle est la durée de vie moyenne d'une imprimante professionnelle ?
Les multifonctions professionnels A3 fonctionnent généralement 5 à 10 ans selon l’intensité d’utilisation et la régularité de la maintenance. Les pannes peuvent se multiplier après 3 à 4 ans, ce qui pousse la majorité des entreprises à renouveler leur matériel dans cet intervalle, que ce soit par un nouvel achat ou par le renouvellement d’un contrat de location.