Conservation des documents en entreprise : voici les durées légales selon le type de document

La conservation des documents d'entreprise n'est pas une simple question d'archivage : c'est une obligation légale dont le non-respect peut avoir de sérieuses conséquences.

En cas de contrôle fiscal, de contentieux avec un salarié ou de litige commercial, l'absence des documents requis fragilise la position de l'entreprise. Elle s'expose alors à des sanctions financières, voire à une présomption de fraude qui peut entraîner des redressements et des pénalités. Voici donc les durées légales de conservation par type de document.

#1 Documents civils et commerciaux

Les documents civils et commerciaux attestent des relations entre l'entreprise et ses partenaires (clients, fournisseurs, banques ou assureurs). La durée légale de conservation varie selon trois critères :

• Le montant engagé dans la transaction ;
• Sa complexité juridique ;
• L'importance du risque contentieux.

La loi exige une conservation de 5 ans pour les documents liés aux transactions courantes, comme les contrats commerciaux ou la correspondance. Pour les documents liés aux contrats électroniques dépassant 120 €, la durée de conservation monte à 10 ans pour renforcer la protection du consommateur. Selon la même logique, les documents relatifs aux transactions immobilières doivent être conservés 30 ans en raison des montants engagés.

Les documents de propriété intellectuelle suivent la durée des droits qu'ils protègent : le dépôt de brevet doit être conservé pendant les 20 ans de protection, et les marques pendant leur période de validité. Cette règle permet de prouver ses droits en cas de contrefaçon pendant toute la durée d'exploitation.

Type de document		Durée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale (papier ou électronique)	5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire, etc.)	5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur	2 ans
Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €)	10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers	30 ans
Déclaration en douane	3 ans
Police d'assurance	2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)	5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d'un avocat	5 ans à partir de la fin du mandat

#2 Pièces comptables

Les pièces comptables sont la mémoire financière de l'entreprise. Le Code de commerce établit une règle unique de conservation de 10 ans pour l'ensemble de ces documents, qu'il s'agisse des livres de synthèse (journal, grand livre, inventaire) ou des pièces justificatives (factures, bons de commande, relevés).

Cette durée uniforme de 10 ans s'explique par deux impératifs :

• Elle permet de reconstituer toutes les opérations financières en cas de contrôle fiscal, car l'administration dispose d'un droit de reprise de 3 ans ;
• Elle couvre le délai de prescription en matière de responsabilité des dirigeants (5 ans) et leur donne une protection en cas de contentieux sur la gestion de l'entreprise.

Le point de départ du délai de conservation est fixé à la clôture de l'exercice comptable, ce qui signifie que les documents de l'année N doivent être conservés jusqu'à la fin de l'année N+10.

Type de document	Durée de conservation
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.	10 ans à partir de la clôture de l'exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.	10 ans à partir de la clôture de l'exercice

#3 Documents fiscaux

À ce niveau, c’est plus simple : tous les documents liés aux impôts et taxes doivent être conservés 6 ans, quelle que soit la nature du prélèvement. Cette durée correspond au délai pendant lequel l'administration fiscale peut exercer son droit de contrôle.

Le décompte de ce délai démarre soit à la dernière opération inscrite dans les registres, soit à la date d'établissement des documents. Par exemple, pour une déclaration de TVA de janvier 2024, le délai court jusqu'en janvier 2030.

Pour les entreprises, cette règle s'applique à l'ensemble des prélèvements : impôts sur les bénéfices (IS, BIC, BNC, BA), fiscalité locale (taxes foncières, CFE, CVAE) et taxes sur le chiffre d'affaires (TVA). L'uniformité du délai simplifie la gestion des archives fiscales.

⚠️ Attention

En cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé), le délai passe à 10 ans. Cette extension permet à l'administration de disposer d'un temps plus long pour détecter et sanctionner les comportements frauduleux.

#4 Documents sociaux

Les documents sociaux se divisent en trois catégories selon les actions qu'ils permettent de tracer :

• La santé financière ;
• Les décisions stratégiques ;
• Les assemblées.

Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) doivent être conservés 10 ans après la clôture. Cette durée couvre les possibles contrôles fiscaux et permet de reconstituer l'historique financier en cas de contestation des créanciers ou d'une procédure collective.

Les documents institutionnels, comme les statuts et les registres de mouvements de titres, doivent être conservés 5 ans après la fin de leur usage. Ce délai protège l'entreprise en cas de contestation sur les modifications statutaires ou les cessions d'actions. Il permet aussi de vérifier la régularité des décisions du conseil d'administration.

Les documents d'assemblée (feuilles de présence, rapports) sont conservés trois ans après leur établissement. Cette durée correspond au délai dont disposent les actionnaires pour contester une décision prise en assemblée générale. Au-delà, les décisions deviennent définitives et les documents perdent leur utilité juridique.

Type de document	Durée de conservation
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe...)	10 ans à partir de la clôture de l'exercice
Statuts d'une société, d'un Groupement d'intérêt économique (GIE) ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)	5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du Registre du commerce et des sociétés)
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)	5 ans
Registre de titres nominatifs Registre des mouvements de titres Ordre de mouvement Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration	5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs	3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d'administration	3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes	3 derniers exercices

#5 Gestion du personnel

L'employeur doit gérer deux circuits de conservation pour les bulletins de paie :

• D'un côté, il garde leur double pendant 5 ans pour répondre aux contrôles ;
• De l'autre, il garantit au salarié l'accès au format électronique pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans pour permettre la reconstitution complète de sa carrière au moment de la retraite.

Pour tous les autres documents qui prouvent l'activité du salarié dans l'entreprise, la règle des 5 ans s'applique : contrats, registre du personnel, soldes de tout compte et observations de l'inspection du travail. Cette durée correspond au délai pendant lequel un contentieux peut survenir.

Les durées raccourcissent ensuite pour les documents de gestion courante. Les justificatifs de cotisations sociales sont conservés 3 ans, période durant laquelle l'URSSAF peut effectuer ses contrôles. Le suivi du temps de travail n’est conservé qu’une année (période de référence des inspections).

Les déclarations d'accidents du travail s'alignent sur le délai de prescription en matière de sécurité sociale (5 ans) pour retracer l'historique en cas de séquelles tardives.

Type de document	Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou électronique)	Le double du bulletin de salaire est conservé pendant 5 ans par l'employeur.  L'employeur garantit la disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint 75 ans.
Registre unique du personnel	5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.	5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation	1 an
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE)	5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie	5 ans

Vous avez un doute ? Vous pouvez interroger le simulateur en ligne sur le site du Service Public.

Vous avez besoin d’aide pour votre gestion documentaire ?

La gestion manuelle des archives est un travail chronophage et risqué. Il faut identifier le type de chaque document, suivre les dates limites de conservation, tracer les destructions, etc. Un temps précieux qui détourne vos collaborateurs de leur cœur de métier.

Et plus le volume d'archives augmente, plus le risque d'erreur s’accroît. Un document détruit trop tôt ou égaré peut avoir de sérieuses conséquences :

• Redressement fiscal automatique faute de justificatifs comptables ;
• Position affaiblie lors d'un contentieux prud'homal sans contrat de travail ;
• Impossibilité de défendre ses droits en cas de contrefaçon sans preuve de propriété intellectuelle ;
• L'administration peut même interpréter l'absence de documents comme une présomption de fraude.

Chez DFM, nous vous proposons une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) pour optimiser et sécuriser votre archivage, et garantir la valeur probante de vos archives numériques.

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