Même si l’entrée en vigueur de l’obligation de la facturation électronique a été reportée de deux ans, la majorité des entreprises françaises ont déjà lancé (ou envisagent de lancer) le chantier de la dématérialisation de leurs documents physiques pour des raisons économiques, organisationnelles et RSE. On fait le point !
DAF, RAF, comptables, RH, office managers… Libérez plusieurs heures sur les tâches administratives pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Prendre rendez-vousC qu'il faut savoir sur l'obligation de facturation électronique
Le point sur la loi
En France, les entreprises qui répondent aux marchés publics sont tenues, depuis le 1er janvier 2021, d’accepter de la part de leurs fournisseurs et de produire pour leurs clients des factures électroniques (e-voicing) en passant par la plateforme Chorus Pro.
Le calendrier initial prévoyait l’extension de cette obligation à toutes les entreprises établies en France à partir du 1er juillet 2024, avant que l’exécutif ne reporte l’échéance selon les modalités suivantes.
| Taille de l’entreprise | Réception de factures | Émission de factures | |
|---|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 | |
| Grandes entreprises (GE) Effectif supérieur à 5 000 salariés ou CA > 1,5 Md € et total bilan > 2 Mds € | X | X | |
| Entreprises de taille intermédiaire (ETI) Effectif compris entre 251 et 4 999 salariés et CA < 1,5 Md € ou total de bilan < 2 Mds € | X | X | |
| Petites et moyennes entreprises (PME) Effectif compris entre 11 et 249 salariés et CA < 50 M€ ou total de bilan < 43 M€ | X | X | |
| Microentreprises Effectif inférieur à 10 salariés et CA < 2 M€ ou total de bilan < 2 M€ | X | X | |
Pour résumer, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront obligées d’accepter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs à partir du 1er septembre 2026. Certaines (grandes entreprises) devront également émettre des factures électroniques à partir de cette même échéance, tandis que d’autres (ETI, PME et microentreprises) devront se plier à cette obligation un an plus tard.
Cette obligation porte sur toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA, qu’elles en soient redevables ou non, afin de contrôler les dépassements de seuils.
Les exclusions prévues par la loi
Malgré cette obligation de facturation électronique, il existe quelques exclusions prévues par la loi :
- Les transactions internationales ou intracommunautaires ;
- Les transactions avec des particuliers (B2C) ;
- Certains secteurs d’activité seront partiellement exonérés. Parmi ces secteurs, on retrouve notamment la santé, l’enseignement, les opérations immobilières ou encore les associations à but non lucratif.
Ce report devrait permettre aux entreprises, mais aussi aux cabinets d’expertise-comptable et aux éditeurs de logiciels de comptabilité, de se préparer à ce changement majeur.
Mais au-delà de l’enjeu de la conformité légale, la facturation électronique et, plus largement, la dématérialisation des documents, présente de nombreux avantages pour votre activité.
Les 6 étapes de la dématérialisation des documents d’entreprise
La dématérialisation des documents consiste à transformer l’intégralité ou une partie des documents physiques existants à des formats numériques. Elle prône également la préférence systématique pour le format numérique lors de la création de nouveaux documents (contrats, bons de commande, factures, devis, bulletins de paie, états financiers, documentation technique, etc.). La dématérialisation passe par 6 étapes clés.
Utilisation de scanners pour convertir les documents papier en fichiers numériques, souvent au format PDF ou TIFF. Ils peuvent ensuite être stockés sur des serveurs ou dans le cloud.
PDF ou TIFF : comment choisir le format de dématérialisation ?
Le format PDF est adapté aux documents destinés à être partagés ou publiés en ligne, car il est compatible avec quasiment toutes les plateformes de lecture et il produit des fichiers assez légers. Le format TIFF est plutôt réservé aux documents qui présentent un intérêt graphique, car il peut conserver les détails et les couleurs des images à très haute résolution. C’est le format idéal pour numériser des documents historiques, des photos ou tout autre document nécessitant une qualité d'image élevée. Il est toutefois beaucoup plus volumineux que le PDF.
Attribution de métadonnées aux documents numérisés pour faciliter leur recherche et leur organisation :
- date de création ;
- type de document ;
- auteur ;
- mots-clés pertinents, etc.
Mise en place de systèmes de GED pour gérer le cycle de vie des documents numérisés, de la création à l'archivage. Ces systèmes permettent un accès sécurisé, une collaboration efficace et une conservation conforme aux normes légales en vigueur.
Liaison des documents numérisés avec d'autres systèmes d'information de l'entreprise comme l’ERP et le CRM.
Application de mesures de sécurité strictes comme le cryptage, l'authentification et les permissions d'accès pour protéger les documents contre les accès non autorisés et assurer la conformité avec les réglementations en vigueur concernant la protection des données, notamment le RGPD pour les fichiers clients.
Utilisation de suites logicielles pour la rédaction, la mise en page et la conception graphique des nouveaux documents. Parmi les suites logicielles, on peut notamment citer Microsoft Office 365 ou Google Workspace.
Adoption de solutions de signature électronique comme Adobe Sign ou DocuSign pour l'approbation et la validation des documents afin de garantir leur authenticité et leur conformité légale.
Dématérialisation des documents : quel intérêt pour mon entreprise, au-delà de l’obligation légale ?
Selon le bureau d’étude Xerfi France, le marché de la dématérialisation des documents d’entreprise progresse à un rythme annuel de 5.4 % et se chiffre déjà à 2.8 milliards d’euros bien avant l’obligation légale, ce qui témoigne de l’engouement des entreprises françaises.
Ce constat est confirmé par une étude PwC x DFCG sur les priorités des directions financières. Extrait : « Les besoins d’optimisation autour des processus documentaires et métiers, l’environnement de fonctionnalités nécessaires à leur digitalisation ainsi que les écueils rencontrés dans ces projets comptent parmi les enjeux prioritaires des dirigeants ».
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, à la fois sur le plan économique, organisationnel et RSE.
1. Dématérialiser pour réduire les coûts
La dématérialisation permet de diminuer drastiquement les coûts liés à l'impression : papier, encre, toners, usure du matériel d’impression, etc. En limitant l'usage du papier, les entreprises économisent également sur les coûts de stockage et de gestion des archives physiques : location d'espaces dédiés, systèmes de classement et personnel requis pour leur gestion.
À savoir
L'objectif n'est pas nécessairement de supprimer totalement l'impression, mais plutôt de choisir judicieusement les moments et les raisons pour lesquels on imprime un document. Par exemple : certains documents peuvent nécessiter une version papier pour des raisons légales, pour des signatures manuelles lorsque la signature électronique n'est pas possible ou pour des présentations où le format physique est plus impactant. Dans certains secteurs comme la santé, le juridique et l’éducation, le format papier est encore largement utilisé (et utile). Dans ce cas, l’utilisation d’imprimantes écologiques s’impose.
La dématérialisation permet de prévenir les coûts liés à la perte ou à la détérioration de documents importants. Le cloud permet de sauvegarder et de récupérer les fichiers numériques. Cette sécurité renforcée évite ainsi les dépenses imprévues en cas de sinistre, comme un incendie ou une inondation, qui pourraient autrement compromettre les documents physiques et entraîner des coûts de récupération ou de reconstitution élevés.
Notons enfin que la facturation électronique vous évite les coûts associés à l’envoi de documents (frais postaux, courrier express…) tout en accélérant le processus de paiement (votre trésorerie vous en remerciera).
Le chiffre DFM
En moyenne, la gestion électronique des documents permet de réduire le coût de traitement des factures de 70 à 91 %. Aussi : chaque collaborateur passe une heure par jour à rechercher des documents physiques. Les systèmes GED éliminent ce temps en favorisant la recherche par mots-clés.
2. Dématérialiser pour sécuriser
En convertissant les documents physiques en formats numériques et en adoptant des systèmes de gestion électronique puissants, les entreprises renforcent la protection de leurs informations contre les risques de perte, de vol ou de destruction. Cela est d'autant plus important dans un contexte d’augmentation des sinistres (+ 1 million entre 2021 et 2022, entreprises et particuliers inclus).
Voici comment la dématérialisation contribue à sécuriser les données de l’entreprise :
- Les documents numériques peuvent être protégés par des systèmes d'authentification avancés. Cela permet de limiter l'accès aux informations sensibles aux personnes autorisées. Vous réduisez ainsi le risque d'accès non autorisé, contrairement aux documents papiers qui peuvent être facilement consultés par n'importe qui ;
- Les fichiers numériques peuvent être cryptés. Ils deviennent ainsi illisibles sans la clé de déchiffrement ;
- Les solutions de stockage cloud disposent d’options de sauvegarde automatique et de récupération après sinistre ;
- Les systèmes de gestion électronique des documents permet une traçabilité complète. Ils permettent de suivre précisément qui a accédé à un document, quand et pour quelles modifications. Cette fonctionnalité est notamment utile pour les audits.
À savoir
La capacité à effacer définitivement des données personnelles sur demande, conformément au droit à l'oubli imposé par le RGPD, est facilitée grâce à la dématérialisation. C’est un avantage majeur qui renforce la confiance de vos clients et partenaires.
3. Dématérialiser pour consolider son engagement RSE
La dématérialisation est un pilier de l’engagement RSE des entreprises. En effet, elle permet de promouvoir des pratiques vertueuses au travail comme la baisse de la consommation de papier. Mais elle permet également des économies d’énergie, la baisse du transport de courriers physiques. Sans oublier le travail à distance est facilité avec la dématérialisation des documents.
Vous souhaitez collecter, organiser, traiter et sécuriser l'ensemble des documents importants de votre entreprise ? Nos experts GED vous accompagnent.
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