PME : et si vous dématérialisiez vos documents pour réduire vos coûts ?

Même si l’entrée en vigueur de l’obligation de la facturation électronique a été reportée de deux ans, la majorité des entreprises françaises ont déjà lancé (ou envisagent de lancer) le chantier de la dématérialisation de leurs documents physiques pour des raisons économiques, organisationnelles et RSE. On fait le point !

Obligation de facturation électronique 

Le point sur la loi

En France, les entreprises qui répondent aux marchés publics sont tenues, depuis le 1^er janvier 2021, d’accepter de la part de leurs fournisseurs et de produire pour leurs clients des factures électroniques (e-voicing) en passant par la plateforme Chorus Pro.

Le calendrier initial prévoyait l’extension de cette obligation à toutes les entreprises établies en France à partir du 1^er juillet 2024, avant que l’exécutif ne reporte l’échéance selon les modalités suivantes.

Taille de l’entreprise		Réception de factures	Émission de factures
		1er septembre 2026	1er septembre 2026	1er septembre 2027
Grandes entreprises (GE)	Effectif supérieur à 5 000 salariés ou CA > 1.5 Md € et total bilan > 2 Mds €	X	X
Entreprises de taille intermédiaire (ETI)	Effectif compris entre 251 et 4 999 salariés et CA < 1,5 Mds € ou total de bilan < 2 Mds €	X		X
Petites et moyennes entreprises (PME)	Effectif compris entre 11 et 249 salariés et CA < 50 M€ ou total de bilan < 43 M€	X		X
Microentreprises	Effectif inférieur à 10 salariés et CA < 2 M€ ou total de bilan < 2 M€	X		X

Pour résumer, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront obligées d’accepter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs à partir du 1^er septembre 2026.

Certaines (grandes entreprises) devront également émettre des factures électroniques à partir de cette même échéance, tandis que d’autres (ETI, PME et microentreprises) devront se plier à cette obligation un an plus tard.

Cette obligation porte sur toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA, qu’elles en soient redevables ou non, afin de contrôler les dépassements de seuils.

Les exclusions prévues par la loi

Malgré cette obligation de facturation électronique, il existe quelques exclusions prévues par la loi :

• Les transactions internationales ou intracommunautaires ;
• Les transactions avec des particuliers (B2C) ;
• Certains secteurs d’activité seront partiellement exonérés. Parmi ces secteurs, on retrouve notamment la santé, l’enseignement, les opérations immobilières ou encore les associations à but non lucratif.

Ce report devrait permettre aux entreprises, mais aussi aux cabinets d’expertise-comptable et aux éditeurs de logiciels de comptabilité, de se préparer à ce changement majeur.

Mais au-delà de l’enjeu de la conformité légale, la facturation électronique et, plus largement, la dématérialisation des documents, présente de nombreux avantages pour votre activité.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents d’entreprise ?

La dématérialisation des documents consiste à transformer l’intégralité ou une partie des documents physiques existants à des formats numériques. Elle prône également la préférence systématique pour le format numérique lors de la création de nouveaux documents (contrats, bons de commande, factures, devis, bulletins de paie, états financiers, documentation technique, etc.).

La dématérialisation passe par 6 étapes clés.

#1 La numérisation des documents physiques

Utilisation de scanners pour convertir les documents papier en fichiers numériques, souvent au format PDF ou TIFF. Ils peuvent ensuite être stockés sur des serveurs ou dans le cloud.

???? PDF ou TIFF : comment choisir le format de dématérialisation ? Le format PDF est adapté aux documents destinés à être partagés ou publiés en ligne, car il est compatible avec quasiment toutes les plateformes de lecture et il produit des fichiers assez légers. Le format TIFF est plutôt réservé aux documents qui présentent un intérêt graphique, car il peut conserver les détails et les couleurs des images à très haute résolution. C’est le format idéal pour numériser des documents historiques, des photos ou tout autre document nécessitant une qualité d'image élevée. Il est toutefois beaucoup plus volumineux que le PDF.

#2 Indexation et classification

Attribution de métadonnées aux documents numérisés pour faciliter leur recherche et leur organisation :

• date de création
• type de document
• auteur
• mots-clés pertinents, etc.

#3 La gestion électronique de documents (GED)

Mise en place de systèmes de GED pour gérer le cycle de vie des documents numérisés, de la création à l'archivage. Ces systèmes permettent un accès sécurisé, une collaboration efficace et une conservation conforme aux normes légales en vigueur.

#4 Intégration des documents numérisés aux logiciels utilisés en interne

Liaison des documents numérisés avec d'autres systèmes d'information de l'entreprise comme l’ERP et le CRM.

#5 Sécurité et conformité

Application de mesures de sécurité strictes comme le cryptage, l'authentification et les permissions d'accès pour protéger les documents contre les accès non autorisés et assurer la conformité avec les réglementations en vigueur concernant la protection des données (RGPD notamment pour les fichiers clients).

#6 Systématiser le numérique pour les nouveaux documents à créer

Utilisation de suites logicielles pour la rédaction, la mise en page et la conception graphique des nouveaux documents. Parmi les suites logicielles, on peut notamment citer Microsoft Office 365 ou Google Workspace.

Adoption de solutions de signature électronique comme Adobe Sign ou DocuSign pour l'approbation et la validation des documents afin de garantir leur authenticité et leur conformité légale.

Dématérialisation des documents : quel intérêt pour mon entreprise, au-delà de l’obligation légale ?

Selon le bureau d’étude Xerfi France, le marché de la dématérialisation des documents d’entreprise progresse à un rythme annuel de 5.4 % et se chiffre déjà à 2.8 milliards d’euros bien avant l’obligation légale, ce qui témoigne de l’engouement des entreprises françaises.

Ce constat est confirmé par une étude PwC x DFCG sur les priorités des directions financières. Extrait : « Les besoins d’optimisation autour des processus documentaires et métiers, l’environnement de fonctionnalités nécessaires à leur digitalisation ainsi que les écueils rencontrés dans ces projets comptent parmi les enjeux prioritaires des dirigeants ».

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, à la fois sur le plan économique, organisationnel et RSE.

#1 Dématérialiser pour réduire les coûts

La dématérialisation permet de diminuer drastiquement les coûts liés à l'impression : papier, encre, toners, usure du matériel d’impression, etc. En limitant l'usage du papier, les entreprises économisent également sur les coûts de stockage et de gestion des archives physiques : location d'espaces dédiés, systèmes de classement et personnel requis pour leur gestion.

???? A savoir   L'objectif n'est pas nécessairement de supprimer totalement l'impression, mais plutôt de choisir judicieusement les moments et les raisons pour lesquels on imprime un document.   Par exemple : certains documents peuvent nécessiter une version papier pour des raisons légales, pour des signatures manuelles lorsque la signature électronique n'est pas possible ou pour des présentations où le format physique est plus impactant. Dans certains secteurs comme la santé, le juridique et l’éducation, le format papier est encore largement utilisé (et utile). Dans ce cas, l’utilisation d’imprimantes écologiques s’impose.

La dématérialisation permet de prévenir les coûts liés à la perte ou à la détérioration de documents importants. Le cloud permet de sauvegarder et de récupérer les fichiers numériques. Cette sécurité renforcée évite ainsi les dépenses imprévues en cas de sinistre, comme un incendie ou une inondation, qui pourraient autrement compromettre les documents physiques et entraîner des coûts de récupération ou de reconstitution élevés.

Notons enfin que la facturation électronique vous évite les coûts associés à l’envoi de documents (frais postaux, courrier express…) tout en accélérant le processus de paiement (votre trésorerie vous en remerciera).

Le chiffre DFM En moyenne, la gestion électronique des documents permet de réduire le coût de traitement des factures de 70 à 91 %. Aussi : chaque collaborateur passe une heure par jour à rechercher des documents physiques (source). Les systèmes GED éliminent ce temps en favorisant la recherche par mots-clés.

#2 Dématérialiser pour sécuriser

En convertissant les documents physiques en formats numériques et en adoptant des systèmes de gestion électronique puissants, les entreprises renforcent la protection de leurs informations contre les risques de perte, de vol ou de destruction. Cela est d'autant plus important dans un contexte d’augmentation des sinistres (+ 1 million entre 2021 et 2022, entreprises et particuliers inclus).

Voici comment la dématérialisation contribue à sécuriser les données de l’entreprise :

• Les documents numériques peuvent être protégés par des systèmes d'authentification avancés. Cela permet de limiter l'accès aux informations sensibles aux personnes autorisées. Vous réduisez ainsi le risque d'accès non autorisé, contrairement aux documents papiers qui peuvent être facilement consultés par n'importe qui ;
• Les fichiers numériques peuvent être cryptés. Ils deviennent ainsi illisibles sans la clé de déchiffrement ;
• Les solutions de stockage cloud disposent d’options de sauvegarde automatique et de récupération après sinistre ;
• Les systèmes de gestion électronique des documents permet une traçabilité complète. Ils permettent de suivre précisément qui a accédé à un document, quand et pour quelles modifications. Cette fonctionnalité est notamment utile pour les audits.

???? À savoir La capacité à effacer définitivement des données personnelles sur demande, conformément au droit à l'oubli imposé par le RGPD, est facilitée grâce à la dématérialisation. C’est un avantage majeur qui renforce la confiance de vos clients et partenaires.Top of Form

#3 Dématérialiser pour consolider son engagement RSE

La dématérialisation est un pilier de l’engagement RSE des entreprises. En effet, elle permet de promouvoir des pratiques vertueuses au travail comme la baisse de la consommation de papier. Mais elle permet également des économies d’énergie, la baisse du transport de courriers physiques.

Sans oublier le travail à distance est facilité avec la dématérialisation des documents.

Les solutions de dématérialisation DFM pour engager votre transition

La gestion documentaire, la gestion électronique du courrier et les solutions de GED et d'archivage électronique sont les premiers leviers de la transformation numérique des entreprises. 

Pour accompagner ses clients, DFM a développé un ensemble de solutions de dématérialisation documentaire sur mesure pour vous aider à gagner du temps et faire des économies.

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