Témoignage Client – GP Étanchéité
GP Étanchéité digitalise sa gestion documentaire avec DFM
Entretien avec Ingrid Pierre
Spécialisé dans le secteur du bâtiment, le groupe GRJC, dont fait partie GP Étanchéité, accompagne ses clients sur des projets techniques nécessitant rigueur et organisation.
Avec une quarantaine de collaborateurs, l’entreprise gère quotidiennement un volume important de documents administratifs, notamment liés à la facturation.
Pour gagner en efficacité et sécuriser ses processus, GP Étanchéité a choisi de digitaliser sa gestion documentaire avec DFM, en mettant en place une solution de gestion électronique des documents (GED).
Un fonctionnement papier devenu limitant
Avant la mise en place de la GED, l’ensemble des documents était traité au format papier. Une organisation qui montrait rapidement ses limites dans le suivi quotidien.
Le traitement administratif demandait de nombreuses manipulations, les documents circulaient entre plusieurs personnes et il devenait difficile de suivre l’avancement des factures.
Beaucoup de documents disparaissaient en chemin. Le suivi des factures devenait très chronophage.
Face à ces contraintes, l’entreprise avait besoin d’une solution plus fiable, plus rapide et mieux adaptée à son fonctionnement.
Une solution simple et rapide à adopter
GP Étanchéité a été accompagnée par DFM pour la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents, avec un objectif clair : trouver un outil facile à utiliser pour l’ensemble des équipes.
On cherchait quelque chose de simple, que chacun puisse utiliser facilement.
La solution a été configurée avec les équipes, puis déployée progressivement, avec formation et accompagnement au paramétrage.
L’approche pragmatique a permis une mise en place rapide et sans difficulté particulière.
Une solution personnalisée selon les usages
L’un des points clés du projet a été la capacité d’adaptation de la solution aux besoins du groupe.
Chaque entité dispose aujourd’hui de son propre fonctionnement, avec des règles spécifiques :
- organisation des documents
- processus de validation
- ajout de tampons et mentions internes
- paramétrages adaptés aux métiers
La solution a vraiment été adaptée à notre façon de travailler.
Cette personnalisation permet à chacun de travailler efficacement tout en conservant une organisation cohérente.
Un gain de temps immédiat au quotidien
Depuis la mise en place de la GED, les bénéfices sont visibles tous les jours.
Les équipes disposent désormais :
- d’un accès centralisé aux documents
- d’un suivi en temps réel
- d’archives organisées
- d’une meilleure visibilité sur les factures
Et surtout, le gain de temps est important.
Sur mon poste, je gagne environ 6 heures par semaine.
Un gain précieux pour les fonctions administratives, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une adoption rapide par les équipes
La transition vers le digital s’est faite naturellement.
L’abandon du papier, souvent perçu comme une contrainte, a finalement été très bien accueilli.
Retirer le papier, pour eux, c’était presque un soulagement.
L’ergonomie de la solution et sa simplicité d’utilisation ont facilité son adoption par tous les utilisateurs.
Un outil évolutif pour accompagner l’entreprise
Aujourd’hui, GP Étanchéité utilise pleinement la solution pour ses besoins actuels, tout en sachant qu’elle pourra aller plus loin.
On sait qu’on n’utilise qu’une partie des fonctionnalités.
Avec l’évolution de l’organisation interne, la GED pourra être enrichie et exploitée davantage, notamment avec l’arrivée de nouveaux collaborateurs.
Une collaboration fluide avec DFM
Tout au long du projet, l’accompagnement de DFM a été un élément clé de la réussite.
On a été très bien accompagnés au moment du paramétrage. Et aujourd’hui, tout fonctionne, donc on n’a même plus besoin de solliciter.
La relation repose sur :
- une grande réactivité
- une mise en œuvre sans friction
- un suivi efficace
Tout a été fluide, sans surprise, sans retard.
Ingrid Pierre conclut :
La GED a vraiment simplifié notre quotidien. Nous avons gagné du temps, sécurisé le suivi des documents et mis en place une organisation plus claire. Avec DFM, la mise en place a été simple et efficace.
À propos du groupe GP Étanchéité
Le groupe GRJC, dont fait partie GP Étanchéité, intervient dans le secteur du bâtiment sur des projets techniques nécessitant rigueur et organisation.
Avec une quarantaine de collaborateurs, l’entreprise gère un volume important de documents administratifs et s’appuie aujourd’hui sur des solutions digitales pour améliorer son efficacité.
Comme GP Étanchéité, simplifiez votre gestion documentaire avec une GED adaptée à votre organisation et à vos méthodes de travail.
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