Pour maintenir votre imprimante professionnelle en service, vous devez associer l’entretien préventif aux interventions pour résoudre les pannes. Vous pouvez faire intervenir un technicien au cas par cas ou souscrire un contrat qui couvre, selon la formule, la main-d’œuvre, les déplacements, les pièces d’usure et les consommables.

Qu’est-ce que la maintenance d’une imprimante professionnelle ?

La maintenance d’une imprimante professionnelle regroupe les opérations destinées à prévenir les défaillances et celles qui servent à remettre l’équipement en service après une panne.

Selon le matériel et le contrat souscrit, elle peut comprendre le contrôle de la machine, son nettoyage technique, le remplacement des pièces d’usure, le suivi des consommables, les mises à jour, l’assistance à distance et le dépannage sur site.

La maintenance préventive intervient avant toute panne éventuelle. Le technicien vérifie :

  • L’entraînement du papier ;
  • La qualité d’impression ;
  • L’état des pièces d’usure ;
  • Les alertes enregistrées par la machine.

Il réalise ensuite les opérations prévues par le constructeur, comme le nettoyage de certains composants et le remplacement des rouleaux, tambours ou unités de fusion arrivés à leur seuil d’utilisation. La fréquence des interventions dépend donc du modèle, du compteur et du volume mensuel d’impression.

Sur les imprimantes connectées, la supervision à distance peut aussi faire remonter les compteurs, le niveau des consommables et certaines anomalies. Le prestataire peut alors préparer son intervention ou déclencher le réapprovisionnement avant l’épuisement du toner, comme le permettent les services de gestion de parc proposés par Canon et Lexmark.

Chez DFM, la location d’imprimantes professionnelles comprend la maintenance préventive programmée, les pièces d’usure, les toners et le dépannage sur site.

Dès qu’une imprimante professionnelle s’arrête de fonctionner ou produit des impressions défectueuses, l’enjeu est de rétablir le service dans le délai le plus court. L’intervention curative se déroule en général en trois temps.

Temps 1 : le diagnostic à distance

Le technicien analyse par téléphone ou par connexion à distance la nature du dysfonctionnement : code d’erreur affiché sur l’écran de la machine, symptôme décrit par l’utilisateur et, lorsque le parc est supervisé par un logiciel de gestion (PaperCut, HP Smart Admin…), données remontées automatiquement… Si la panne relève d’un paramétrage réseau, d’un pilote mal installé ou d’une file d’attente bloquée, le problème peut être résolu sans déplacement.

Temps 2 : l’intervention sur site

Elle est déclenchée lorsque la panne concerne un composant mécanique ou optique : rouleau d’entraînement du papier, tambour photoconducteur, unité de fusion ou courroie de transfert, entre autres. Le technicien se déplace avec les pièces détachées identifiées lors du diagnostic. Le délai d’intervention varie selon les contrats et se situe autour de 24 heures ouvrées en moyenne en France métropolitaine.

Temps 3 : le remplacement provisoire de la machine

Si la réparation nécessite une pièce indisponible ou si le coût de remise en état dépasse la valeur résiduelle de l’imprimante, le prestataire peut mettre à disposition un équipement équivalent pour éviter toute interruption de l’activité.

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Chez DFM, nous intervenons en 4 heures grâce à notre réseau de 12 agences partout en France et notre stock de pièces sur site, vs. 8 à 24 heures ouvrées dans la plupart des contrats de maintenance standard.

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5 pannes courantes sur les imprimantes professionnelles et comment les résoudre

Les guides de dépannage des constructeurs d’imprimantes partenaires de DFM recensent 5 pannes récurrentes : les bourrages papier, les défauts d’impression, les travaux bloqués dans la file d’attente, les échecs de numérisation et les erreurs de détection du toner.

Le bourrage papier se produit lorsqu’une feuille se bloque ou se déchire entre le bac d’alimentation et la sortie de l’imprimante.

Causes les plus fréquentes : papier humide, froissé ou incompatible avec la machine, bac trop rempli, guides mal positionnés, mauvais réglage du format ou rouleaux d’entraînement encrassés. Un fragment de feuille resté dans le mécanisme peut également provoquer plusieurs bourrages au même endroit.

Comment résoudre cette panne : repérez d’abord la zone indiquée sur l’écran de l’imprimante, puis ouvrez uniquement les trappes mentionnées dans la procédure du constructeur. Retirez doucement la feuille dans le sens du passage du papier afin d’éviter qu’elle se déchire, et vérifiez qu’aucun fragment ne reste dans le mécanisme. Rechargez ensuite du papier propre et sec, ajustez les guides au format utilisé et restez sous le repère de remplissage du bac.

Les défauts d’impression se traduisent généralement par des pages pâles, des couleurs diluées ou inexactes, des taches, des bandes ou des lignes répétées.

Causes les plus fréquentes : papier inadapté, mauvais réglage du type de support, toner presque vide ou mal installé, tête d’impression encrassée, tambour usé ou résidus présents dans le chemin du papier.

Comment résoudre cette panne : vérifiez que le papier chargé correspond au réglage sélectionné dans le pilote, puis imprimez une page de test. Lancez ensuite le programme de nettoyage ou de calibrage depuis le menu de l’imprimante. Si les mêmes taches ou lignes réapparaissent au même endroit, faites contrôler le toner, le tambour ou l’unité de transfert.

Le document reste en attente sur l’ordinateur, et l’imprimante ne reçoit pas la commande ou interrompt son traitement.

Causes les plus fréquentes : imprimante hors ligne, perte de connexion réseau, document corrompu, file d’attente suspendue, service d’impression bloqué ou pilote défaillant.

Comment résoudre cette panne : vérifiez que l’imprimante apparaît en ligne et qu’elle reste connectée au réseau, puis annulez le document qui bloque la file. Redémarrez ensuite l’imprimante et l’ordinateur. Si les travaux restent en attente, relancez le service d’impression et mettez le pilote à jour en suivant la procédure prévue pour Windows ou macOS.

L’échec de numérisation se produit quand le multifonction ne détecte pas le document ou interrompt le scan.

Causes les plus fréquentes : document mal placé, bourrage dans le chargeur, vitre ou capteur encrassé, perte de connexion réseau, adresse de destination erronée ou paramètres d’envoi obsolètes.

Comment résoudre cette panne : testez d’abord la numérisation depuis la vitre, puis depuis le chargeur pour localiser le problème. Replacez le document, ajustez les guides et nettoyez la vitre. Si le scan fonctionne mais que le fichier ne part pas, vérifiez l’adresse sélectionnée et la connexion réseau.

L’imprimante signale l’absence ou l’incompatibilité du toner alors qu’une cartouche vient d’être installée.

Causes les plus fréquentes : référence incompatible, cartouche mal enclenchée, ensemble toner-tambour mal remonté, consommable défectueux ou micrologiciel obsolète.

Comment résoudre cette panne : retirez le toner en suivant la procédure du constructeur, vérifiez sa référence, puis remettez-le en place jusqu’au verrouillage. Redémarrez ensuite l’imprimante. Si le message persiste avec une cartouche compatible correctement installée, testez un autre toner ou demandez le contrôle du lecteur et du tambour.

Que comprend un contrat de maintenance pour imprimante ou photocopieur ?

Le contrat de maintenance doit préciser les équipements d’impression couverts, les interventions comprises, les engagements du prestataire et les frais qui restent à la charge de l’entreprise.

Selon la formule, il peut inclure la maintenance préventive, l’assistance à distance, le dépannage sur site, la main-d’œuvre, les déplacements, les pièces d’usure et les consommables. Les délais d’intervention, les conditions de remplacement du matériel et les exclusions doivent également figurer dans le contrat.

  • Maintenance préventive programmée
  • Assistance technique à distance
  • Dépannage de l’imprimante sur site
  • Main-d’œuvre et déplacements
  • Pièces détachées et pièces d’usure
  • Toners et consommables prévus au contrat
  • Prêt ou remplacement du matériel selon la formule

Avec l’offre ALL IN’ DFM, la location d’une imprimante professionnelle comprend la maintenance, le dépannage sur site, les pièces d’usure et les toners. Nos techniciens interviennent sous 4 heures et résolvent 96 % des pannes dès leur premier passage.

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Combien coûte la maintenance d’une imprimante professionnelle ?

En France, le prix d’un contrat de maintenance pour une imprimante professionnelle se situe généralement entre 20 et 50 € HT par mois pour une imprimante ou un multifonction de bureau. Pour un photocopieur à fort volume, comptez plutôt 100 à 300 € HT par mois.

Hors contrat, une intervention de dépannage sur site revient souvent à 150 à 300 € HT, avant l’ajout éventuel des pièces détachées. Le contrat peut aussi être facturé au coût par page, avec un tarif différent pour les impressions en noir et blanc et en couleur. Chez DFM, la maintenance est intégrée à l’offre de location ALL IN’, proposée à partir de 49 € HT par mois avec le matériel, les toners et le dépannage sur site.

Mode de maintenance Budget indicatif Mode de facturation Prestations généralement comprises Usage concerné
Intervention ponctuelle Dépannage hors contrat 150 à 300 € HT par intervention, hors pièces Déplacement, temps de main-d’œuvre et pièces détachées facturés séparément. Diagnostic de la panne et réparation demandée. Les autres opérations font l’objet d’un nouveau devis. Panne isolée sur une imprimante peu utilisée ou dont le remplacement est déjà envisagé.
Contrat de maintenance Imprimante ou photocopieur professionnel 20 à 50 € HT/mois pour un équipement de bureau 100 à 300 € HT/mois pour un photocopieur à fort volume Forfait mensuel ou coût par page, avec un tarif distinct pour le noir et blanc et la couleur. Maintenance préventive et corrective, assistance, dépannage, main-d’œuvre, déplacements et éléments prévus au contrat. Utilisation régulière, volumes d’impression suivis et besoin de rétablir rapidement le service.

Qu'est-ce qui fait varier les tarifs de la maintenance des imprimantes professionnelles ?

Le tarif dépend du type et de l’âge de l’imprimante, du volume mensuel d’impression, de la proportion de pages en couleur, du nombre de machines, du délai d’intervention attendu et des prestations incluses. Pour comparer deux offres, vérifiez si le prix couvre les déplacements, la main-d’œuvre, les pièces d’usure, les toners, l’entretien préventif et le prêt ou le remplacement de l’équipement.

Quels sont les avantages d’une location d’imprimante professionnelle avec maintenance ?

En regroupant le matériel et sa maintenance dans un même contrat, vous répartissez votre budget d’impression sur la durée prévue et confiez au prestataire les interventions techniques couvertes. Les réparations, les pièces d’usure et les consommables ne donnent alors pas lieu à des commandes séparées lorsqu’ils sont compris dans la formule.

  • Un budget plus facile à prévoir : le loyer réunit le matériel, la maintenance et les services prévus au contrat. Vous devez toutefois vérifier les volumes prévus, le tarif des pages supplémentaires et les exclusions ;
  • Une prise en charge encadrée des pannes : les délais inscrits au contrat s’appliquent à l’assistance et au dépannage sur site, ce qui limite la durée d’immobilisation de l’imprimante ou du photocopieur ;
  • Moins d’opérations à gérer en interne : lorsque la formule couvre les toners et les pièces d’usure, le prestataire organise leur fourniture ou leur remplacement ;
  • Un équipement qui suit l’évolution de vos besoins : selon les conditions du contrat de location, vous pouvez ajouter une imprimante, changer de modèle ou revoir votre forfait d’impression.

Quand faut-il remplacer son imprimante professionnelle (plutôt que la réparer) ?

Remplacez votre imprimante professionnelle lorsque le diagnostic ne porte plus sur une panne isolée mais sur plusieurs composants arrivés en fin de vie, ou lorsque le constructeur ne fournit plus les pièces et les mises à jour nécessaires au modèle. Si le technicien peut rétablir durablement la machine en remplaçant un seul composant et qu’elle répond encore à vos volumes d’impression, privilégiez la réparation.

Consultez les comptes rendus de maintenance pour repérer les défauts récurrents. Si les bourrages persistent après le remplacement des rouleaux ou si les défauts d’impression reviennent après le changement du tambour, demandez un diagnostic portant sur l’ensemble du mécanisme concerné avant d’autoriser une nouvelle réparation.

Vérifiez dans le menu de maintenance ou auprès du technicien la durée de vie restante du tambour, de l’unité de fusion, de la courroie de transfert et des rouleaux d’entraînement. Le remplacement d’une seule pièce d’usure reste courant. Si plusieurs ensembles doivent être changés à brève échéance, additionnez leurs coûts avant de conserver la machine.

Contrôlez la disponibilité des pièces détachées, des pilotes compatibles avec vos systèmes d’exploitation et des mises à jour du micrologiciel. Si le fabricant a interrompu ce suivi, vous risquez d’attendre davantage lors des prochaines pannes.

Comparez votre compteur mensuel au volume recommandé par le constructeur (et non au nombre maximal de pages que la machine peut produire de manière ponctuelle). Si vous utilisez durablement l’imprimante au-delà de cette plage, choisissez un modèle adapté à votre cadence ou aux formats de papier que demande votre activité.

Demandez un devis qui regroupe la réparation immédiate et les composants qui devront être remplacés à court terme. Ajoutez les interventions déjà facturées et les périodes d’immobilisation puis comparez ce total au coût d’un équipement équivalent sur la même durée.

La FAQ de la maintenance des imprimantes professionnelles

À quelle fréquence faut-il entretenir une imprimante professionnelle ?

La fréquence dépend du volume d’impression.

Pour un usage intensif (plus de 3 000 pages par mois), prévoyez un nettoyage des rouleaux d’entraînement et de la vitre du scanner tous les mois, un contrôle des pièces d’usure (tambour, courroie de transfert et unité de fusion) tous les trimestres et une révision complète une à deux fois par an.

Pour un usage plus modéré, un entretien tous les trois à six mois suffit généralement. Les constructeurs comme Canon, Sharp et HP programment aussi des cycles de maintenance automatiques en fonction du compteur de pages : sur les modèles professionnels, un kit de maintenance est à prévoir tous les 100 000 à 200 000 pages selon les gammes.

Quelle différence entre garantie constructeur et contrat de maintenance ?

La garantie constructeur couvre les défauts de fabrication pendant une durée limitée, qui va de un à trois ans selon les marques. Elle prend en charge le remplacement des composants défectueux et la main-d’œuvre, mais elle exclut les consommables (toners, cartouches), les pièces d’usure (rouleaux, tambour et fuseur) et les dommages liés à l’utilisation courante.

Le contrat de maintenance va plus loin : il couvre à la fois l’entretien préventif et le dépannage curatif, les pièces d’usure, les déplacements du technicien et, selon la formule, les consommables. Sa durée est renouvelable (de un à cinq ans en général), alors que la garantie expire sans possibilité de prolongation en dehors d’une extension payante proposée par le constructeur.

La maintenance est-elle incluse dans la location d'une imprimante ?

Chez DFM, oui. Les contrats de location incluent la maintenance préventive et curative, les pièces d’usure, les consommables hors papier et le dépannage sur site sous quatre heures, sans surcoût par rapport au loyer mensuel.

Ce périmètre varie d’un prestataire à l’autre : certains contrats de location ne couvrent que le matériel et facturent la maintenance séparément, via un contrat distinct ou au coût par page.

Qui intervient lorsqu'un photocopieur loué tombe en panne ?

Chez DFM, le dépannage est assuré par l’un de nos 140 techniciens salariés répartis dans 12 agences en France. Le délai d’intervention est de quatre heures et 96 % des pannes sont résolues dès le premier passage, car les techniciens se déplacent avec un stock de pièces détachées couvrant les modèles Canon, Sharp, Konica Minolta et HP.

Si la panne nécessite une réparation prolongée, un matériel de remplacement est mis à disposition pour éviter toute interruption d’activité.