Gestion électronique de documents (GED)

DFM mobilise son expertise pour accompagner votre société dans la mise en place de ses projets de GED : analyse des besoins, mise en place des solutions logicielles, numérisation des documents, paramétrage et automatisation des process (workflows) qui vous conviennent. Avec des investissements très limités.

La GED répond à 4 enjeux majeurs pour les entreprises, c’est ce qui la rend essentielle :

• • La gestion électronique des documents est d’abord un impératif réglementaire de plus en plus fréquent pour assurer la traçabilité et l’intégrité des données.

• • Par exemple, on peut penser au RGPD sur la sécurisation des données, à la loi Macron relative à l’archivage sécurisé avec valeur probatoire, à PES-V2 qui impose la dématérialisation des pièces comptables dans les administrations ou encore à la loi El Khomri (envoi sécurisé des bulletins de paie).

• • La GED permet également de faciliter et sécuriser l’accès aux données. C’est d’autant plus important qu’un « employé de bureau consacré environ 30% de son temps de travail à recherche de l’information » (source : IDC, 2016). Les solutions de gestion électronique des documents que nous proposons permettent d’offrir une expérience personnalisée et adaptable aux différents processus métiers (comptabilité, ressources humaines, facturation, ventes…) ou sectoriels (banque, assurance, services, recrutement, industrie, BTP, secteur public…).

• • La GED permet d’effectuer des gains de productivité : réduction des coûts de stockage, gain de temps dans la recherche et l’accès à l’information pertinente ou dans la signature de documents, réduction des frais postaux, réduction des risques d’erreur et renforcement de la qualité du travail.

• • Ses solutions documentaires permettent enfin de réduire l’empreinte environnementale des entreprises : réduction drastique du recours au papier, aux transports…

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec DFM

En quoi consiste la GED ? Les grandes fonctionnalités avec DFM

DFM vous aide à structurer votre politique de gestion électronique des documents, en vous apportant des solutions et du conseil à chaque étape :

1. 1. Numérisation des documents papiers. Elle permet d’automatiser l’indexation et le classement des documents et d’effectuer des recherches par mots-clés. Les données sont historisées.

1. 1. Centralisation et unicité des informations pour faciliter la gestion Le stockage et l’accès aux données sont sécurisés.

1. 1. Collaboration plus facile grâce à des worflows sur-mesure qui vont fluidifier le travail et casser les éventuels « silos ». La fusion, le partage et le transfert des fichiers est facilité, même pour des fichiers lourds, même sur mobile.

1. 1. Validation de la pertinence et la pérennité des données, pour faciliter leur traçabilité.

1. 1. Archivage des informations dans le temps et optimisation du volume de données. Nos 3 datacenters sont basés en France et répondent aux meilleures normes de sécurité, chiffrement ou connexion SSL.

Gestion électronique des documents, les solutions DFM

DFM propose des solutions de GED clés-en-main pour faciliter la gestion électronique des documents en entreprise. Nos solutions sont conçues pour s’adapter à vos besoins, sans changer vos bonnes habitudes.

Des offres GED sur-mesure pour votre entreprise

Notre solution de Gestion Électronique de Documents s’ajuste à la taille de votre entreprise, à vos enjeux métiers et à votre niveau d’exigence en matière de sécurité ou de mobilité.

• Une infrastructure sur-mesure :

  • Cloud public pour une grande flexibilité et une mise en œuvre simplifiée

  • Cloud privé pour une sécurité renforcée, avec la possibilité d’intégrer notre coffre-fort de données Titan

• Des usages GED adaptés à vos métiers :

  • Pour les services RH, avec une gestion fluide des dossiers collaborateurs

  • Pour les besoins de signature électronique, avec des circuits de validation optimisés

  • Et pour toute autre organisation souhaitant structurer, sécuriser et partager ses documents facilement

Nous concevons chaque environnement GED en fonction de vos priorités, pour qu’il réponde concrètement à vos enjeux quotidiens.