Chaque année, la période fiscale met les cabinets comptables sous pression. Bilan : connexions saturées, logiciels qui rament, exports interminables… et une productivité qui s’effondre au pire moment, au risque de ne pas honorer les échéances déclaratives des clients.

Ces ralentissements ne sont évidemment pas une fatalité. Avec une infrastructure bien dimensionnée et quelques ajustements, les cabinets comptables peuvent absorber la charge sans subir de blocages.

Pourquoi les cabinets comptables subissent des ralentissements en période fiscale ?

La période fiscale met les infrastructures des cabinets d’expertise comptable à rude épreuve. Le volume de connexions simultanées explose et les logiciels comptables doivent traiter une masse de données bien supérieure à la normale.

#1 Les infrastructures du cabinet comptable

Le problème « fondateur » est généralement le sous-dimensionnement des infrastructures. Un grand nombre de collaborateurs accèdent en même temps au logiciel comptable, ce qui génère des goulots d’étranglement.

De nombreux cabinets utilisent encore des serveurs locaux vieillissants ou des PC qui manquent de puissance de calcul ou de mémoire vive. À mesure que les bases de données comptables grossissent (avec les écritures de l’exercice et les pièces numérisées), les machines peinent à suivre, ce qui entraîne le ralentissement des logiciels métier.

Ajoutons à cela un débit internet insuffisant ou un réseau interne sous-dimensionné, et l’expérience utilisateur devient pénible, avec des chargements interminables et des blocages intempestifs.

#2 Les applications et les planification des tâches

Les cabinets font tourner plusieurs applications (comptabilité, paie, tableur, antivirus…) en parallèle. Or, certains processus lourds monopolisent les ressources au mauvais moment : un scan antivirus en pleine journée ou l’exécution simultanée de multiples exports de bilans vont forcément ralentir le système.

Les mesures de sécurité (chiffrement, sauvegardes locales, etc.) sont nécessaires, mais elles consomment beaucoup de CPU et de disque. Elles doivent être planifiées judicieusement pour ne pas impacter la productivité.

#3 Le travail à distance

Les connexions à distance ajoutent une couche de complexité. Aujourd’hui, un tiers des salariés français pratiquent le télétravail au moins une fois par semaine, et le travail à distance concerne près de la moitié des entreprises (47 %).

De nombreux collaborateurs accèdent donc aux logiciels du cabinet comptable via un VPN pour des raisons de sécurité. Or, si celui-ci est mal optimisé, il introduit une latence qui allonge encore plus les temps de réponse.

💡 À savoir

Le cabinet ECAP (Avignon, 15 employés) a subi une semaine entière d’arrêt système en pleine période fiscale à cause d’une infrastructure IT instable et d’un prestataire peu réactif.[R1]

Cabinets comptables : comment absorber la charge en période fiscale ?

#1 Optez pour un hébergement Cloud évolutif

Les serveurs locaux montrent vite leurs limites en période de forte activité. Une infrastructure sur site, même performante en temps normal, sera probablement incapable d’absorber le pic de connexions en période de rush fiscal.

Le Cloud est une alternative plus flexible : il permet d’augmenter temporairement les ressources (processeur, RAM, stockage) en fonction des besoins. Avec un hébergement Cloud privé ou mutualisé (on vous explique comment choisir), le cabinet comptable peut :

• Monter en puissance à la demande, sans investissement matériel lourd ;
• Équilibrer la charge de manière automatique, par la répartition intelligente des connexions pour éviter la saturation ;
• Améliorer la disponibilité des données, qui restent donc accessibles même en cas de panne matérielle.

Les éditeurs de logiciels comptables proposent des versions SaaS optimisées pour ces charges élevées et saisonnières. Une migration vers un hébergement Cloud bien configuré permettra de supprimer les goulets d’étranglement tout en garantissant des performances constantes en pleine période fiscale.

#2 Si le Cloud n’est pas une option : renforcez la puissance des serveurs et optimisez le stockage

Certains cabinets comptables font le choix de rester sur leurs serveurs locaux en raison de contraintes réglementaires, d’un débit internet problématique dans la région ou d’une volonté de garder un contrôle total sur l’infrastructure qui héberge les données clients.

Dans ce cas, l’infrastructure locale doit être dimensionnée pour supporter la charge. Un serveur sous-dimensionné ou vieillissant ralentira les traitements comptables dès que plusieurs utilisateurs travailleront en simultané.

Pour absorber les pics de connexion, on recommande généralement les trois mesures suivantes :

• Augmenter la RAM et la puissance CPU : un serveur avec au moins 64 Go de RAM et des processeurs récents pour éviter les ralentissements lors des exports et calculs complexes ;
• Remplacer les disques durs classiques (HDD) par des SSD NVMe pour accélérer les exports et l’ouverture des dossiers clients ;
• Séparer les rôles des serveurs : base de données, applicatif et stockage doivent idéalement être sur des machines distinctes pour éviter les conflits de ressources.

#3 Prévoyez une bande passante adaptée

Même si vos serveurs sont puissants, vous aurez des lenteurs et des blocages si la bande passante ne suit pas. Si le réseau devient un goulot d’étranglement, il faudra passer à une fibre professionnelle dédiée avec un débit garanti.

Il faudra également segmenter le réseau interne pour prioriser les flux critiques (comptabilité, paie) et éviter qu’ils ne soient ralentis par d’autres usages (visioconférences, streaming). Remplacez enfin les équipes obsolètes comme les routeurs et les switchs pour exploiter tout le potentiel de votre fibre professionnelle (retrouvez nos conseils ici).

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#4 Anticipez la charge avec des tests de performance

Beaucoup de cabinets subissent des ralentissements sans avoir réellement évalué la capacité de leur infrastructure. Une plateforme qui fonctionne bien en période creuse peut très bien s’effondrer en période fiscale si le cabinet n’a jamais réalisé de tests de montée en charge.

Avant le rush, réalisez un stress test de performance pour identifier les points faibles de votre infrastructure :

• Combien d’utilisateurs peuvent se connecter simultanément avant que le système ne ralentisse ?
• Quelle est la capacité réelle des serveurs et du réseau ?

Certains logiciels comptables proposent des outils internes pour mesurer les performances sous charge. Sinon, vous pouvez toujours utiliser des solutions tierces comme Apache JMeter ou le service d’infogérance de DFM pour simuler un usage intensif.

DFM aux côtés des cabinets comptables pour gérer la période fiscale sans stress

En période fiscale, chaque ralentissement met en péril votre capacité à tenir les délais de vos clients. Si votre infrastructure ne suit pas, c’est toute l’organisation du cabinet qui s’enraye : logiciels inaccessibles, exports interminables, télétransmissions bloquées… et, au final, des risques de retard déclaratif et de tensions avec vos clients.

DFM vous aide à absorber la charge sans interruption :

• Infogérance proactive : audit, optimisation et maintenance pour un système toujours opérationnel ;
• Fibre optique entreprise : débit garanti et connexion stable pour éviter les coupures en pleine clôture comptable ;
• Un interlocuteur unique pour simplifier la gestion de votre IT, de vos télécoms, de vos outils d’impression, de vos outils collaboratifs et de la sécurité des biens et des personnes dans votre cabinet.

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