Pour gagner en compétitivité et mieux servir leurs clients, les entreprises n’hésitent plus à rechercher la compétence au-delà des murs de leurs locaux. Il faut dire que l’offre est énorme. Selon une étude relayée par Les Échos, les freelances représenteront plus de 50 % de la population active américaine à l’horizon 2027. En France, on estime que 57 % des entreprises ont recours à des freelances et, plus largement, à des collaborateurs externes pour répondre à leurs besoins.
Télétravail, indépendants, sous-traitants, prestataires externes… comment faire collaborer tout ce beau monde au service de la performance de votre entreprise ?
Décryptage…

Entreprise « étendue » : de quoi parle-t-on, exactement ?

La notion d’entreprise étendue repose sur un principe évident : aujourd’hui, l’entreprise ne peut plus tout faire elle-même. Ou du moins, elle ne peut plus le faire elle-même avec la même efficacité pour plusieurs raisons :

• La mondialisation a ouvert les chaînes d’approvisionnement sur de nouveaux marchés. Il n’est pas rare qu’une PME, voire une TPE française, ait des fournisseurs ou prestataires à l’autre bout du monde ;
• L’avènement du web à la fin des années 1990, puis l’explosion des réseaux sociaux, ont changé le marketing à jamais. Pour promouvoir ses produits et faire briller sa marque, l’entreprise doit désormais disposer de compétences techniques pointues (développement informatique, SEO, SEA, emailing, plus récemment l’IA, etc…). ;
• Le durcissement de la réglementation, avec des réglementations comme le devoir de vigilance, la loi Sapin II ou encore le RGPD, exigent une expertise juridique pour rester conforme ;
• La pénurie de talents dans certains métiers, qui pousse les entreprises à recourir aux indépendants.

Concrètement, vous êtes une entreprise étendue dès lors que vous travaillez étroitement avec vos partenaires.

Vous avez des salariés sur site, d’autres en télétravail ? Vous travaillez avec une agence de communication ? Vous collaborez avec un consultant SEO ? Vous avez un petit réseau de freelances pour gérer certaines tâches ? Vous faites appel à des intérimaires pour gérer des pics d’activité saisonniers ?
Si vous avez répondu par l’affirmative à l’une de ces questions, c’est que vous êtes une entreprise étendue !

Quels avantages à adopter le modèle de l’entreprise étendue ?

Gérer les pics d’activité, trouver rapidement une compétence rare ou une expertise pointue, gagner en flexibilité et en agilité… les avantages du modèle de l’entreprise étendue sont nombreux :

• Selon une étude Gartner, le « recrutement » d’un freelance nécessite 6 jours en moyenne, contre 6 mois pour un salarié si l’on sollicite un cabinet de recrutement (et 9 mois en moyenne si le processus de recrutement est entièrement internalisé) ;
• En sollicitant un freelance ou un prestataire externe, les entreprises ont accès à une expertise pointue à la demande, sans engager des coûts fixes sur la durée ;
• L’offre en collaborateurs indépendants s’est globalement structurée en complément de ce que proposent les salariés. Concrètement, les indépendants se spécialisent le plus souvent sur des compétences difficiles à trouver dans le salariat, comme l’explique cette étude Malt/BCG. On parle notamment de la tech, de la Data, du design, du community management, etc. ;
• Le recours aux indépendants se justifie également pour les entreprises qui doivent gérer des pics d’activité saisonniers ;
• Enfin, les entreprises disposant d’un réseau de collaborateurs externes stimulent généralement l’intelligence collective et les synergies avec les équipes internes. Elles ont une plus grande agilité, une meilleure capacité d’adaptation et un plus grand potentiel d’innovation.

Comment faire collaborer tout le monde efficacement ?

Dès lors que l’on adopte le mindset de l’entreprise étendue, les opportunités qui s’ouvrent sont infinies… mais il y a un vrai besoin de management et d’organisation pour faire collaborer ces ressources dans les meilleures conditions. Voici nos conseils.

#1 Les outils de travail collaboratif

C’est la base de l’entreprise étendue ! Ces outils doivent non seulement faciliter la communication, mais aussi permettre une gestion de projet efficace et une collaboration en temps réel, quel que soit l’emplacement des membres de l’équipe :

• Plateformes de communication : des outils comme Slack, Zoom ou Microsoft Teams permettent une communication fluide et instantanée entre les membres de l’équipe. Ils permettent de créer des groupes thématiques, de passer des appels vidéo et de partager des fichiers. Au-delà du côté purement professionnel, ces outils sont également des vecteurs d’intégration dans l’entreprise ;
• Gestion de projet et suivi des tâches : des applications comme Trello, Asana et Notion permettent d’organiser les projets en sous-tâches, assigner des responsabilités et suivre l’avancement des travaux. Ils fournissent ainsi une visibilité sur le progrès des projets et aident à aligner les collaborateurs externes et internes sur les objectifs et les échéances ;
• Partage de documents et collaboration en temps réel : des plateformes comme Google Workspace et Microsoft 365 permettent de stocker des documents dans le Cloud et de les éditer de manière collaborative.

Notre solution : pour vous aider, DFM vous propose les meilleures solutions collaboratives pour votre entreprise comme Teams, Zoom et Rainbow, selon vos besoins.

#2 Cybersécurité : la vigilance est de mise

L’extension de l’entreprise sur des collaborateurs externes et des salariés en télétravail s’accompagne d’un point de vigilance : la cybersécurité.

En effet, la multiplication des points d’accès et des échanges de données à travers un réseau étendu de collaborateurs, qu’ils soient internes, freelances ou sous-traitants, expose l’entreprise à des risques de sécurité inédits, notamment au regard du RGPD.
Voici quelques conseils pour sécuriser les échanges :

• Établissez des directives claires sur l’utilisation sécurisée des VPN pour l’accès à distance, la conduite à tenir lors de la connexion à des réseaux Wi-Fi publics et les protocoles de partage sécurisé des fichiers. Assurez-vous que les collaborateurs externes comprennent et adhèrent à ces règles ;
• Organisez des sessions de formation centrées sur les menaces typiques auxquelles votre entreprise est exposée, comme les attaques ciblées de Phishing (qui peuvent viser des membres spécifiques de l’équipe) ou les failles de sécurité courantes dans les outils de collaboration que vous utilisez ;
• Investissez dans des antivirus et des pare-feu adaptés aux configurations matérielles et logicielles spécifiques de votre entreprise. Veillez à ce qu’ils soient configurés pour détecter les menaces susceptibles d’affecter vos systèmes ;
• Mettez en place une politique d’accès basée sur le principe du moindre privilège, où les collaborateurs ne disposent que des droits d’accès strictement nécessaires à leurs tâches. Intégrez l’authentification multifactorielle pour tous les accès aux systèmes critiques ;
• Développez un plan de réponse aux incidents qui tient compte des spécificités de votre entreprise. Intégrez notamment la manière de communiquer en interne et avec les clients en cas de fuite de données, ainsi que les procédures spécifiques pour isoler et éradiquer les menaces dans votre environnement informatique ;
• Programmez des audits de sécurité réguliers qui couvrent les infrastructures internes et les points de vulnérabilité introduits par le travail à distance et les collaborateurs externes.

Notre solution : DFM réalise un audit de sécurité informatique complet et vous conseille sur la protection de votre système pour piloter votre croissance en toute sérénité.

#3 La téléphonie et l’accès à internet

L’évolution vers le télétravail nécessite une redéfinition des outils de communication, notamment la téléphonie et l’accès à internet :

• Téléphonie d’entreprise : les solutions de téléphonie doivent être flexibles pour répondre aux besoins des équipes dispersées. Des fonctionnalités comme les soft phone, la conférence téléphonique intégrée et la messagerie vocale accessible à distance sont essentielles pour maintenir une communication fluide entre les collaborateurs, qu’ils soient en déplacement ou en télétravail ;
• Accès internet : un débit internet constant et de haute qualité est un pilier pour les entreprises étendues, où les délais de réponse et la capacité à gérer de grands volumes de données en temps réel peuvent faire la différence. La fibre professionnelle offre cette stabilité et cette rapidité nécessaires pour les applications en Cloud et la collaboration en ligne ;
• Connectivité : une infrastructure réseau solide et évolutive est impérative pour soutenir les opérations de l’entreprise et sa présence en ligne. Elle implique non seulement un réseau interne fiable, mais aussi la capacité à intégrer rapidement de nouvelles technologies numériques pour ne pas se faire dépasser par la concurrence.

Notre solution : DFM vous propose des solutions de télécommunication sur mesure, que ce soit pour améliorer votre système de téléphonie d’entreprise ou pour booster votre connectivité avec la fibre professionnelle.

#4 La visioconférence pour stimuler l’intelligence collective

La visioconférence a révolutionné la dynamique des réunions professionnelles, surtout dans les entreprises où la collaboration à distance est devenue la norme. Au-delà de la simple connexion entre des personnes éloignées géographiquement, cette technologie a un impact tangible sur la productivité et l’efficacité organisationnelle :

• La visioconférence élimine le temps perdu dans les déplacements pour des réunions en présentiel, réduisant les coûts et optimisant l’utilisation du temps de travail. Elle permet ainsi aux équipes de se concentrer sur l’essentiel, favorisant des échanges plus ciblés et productifs ;
• En permettant des interactions visuelles, la visioconférence facilite la compréhension mutuelle et renforce les relations au sein des équipes. Elle est particulièrement pertinente pour les équipes dispersées qui peuvent se sentir isolées ou déconnectées ;
• Avec la possibilité de rejoindre une réunion depuis n’importe quel endroit, les collaborateurs sont plus agiles. C’est particulièrement utile pour intégrer des collaborateurs en télétravail ou des partenaires externes dans des discussions importantes, sans contraintes logistiques ;
• Enfin, la visioconférence embarque des fonctionnalités avancées comme le partage d’écran et la présentation de documents pour favoriser l’avancement des projets.

Notre solution : DFM vous propose une solution de visioconférence complète, compatible Windows et MAC OS, pour maximiser l’efficacité et la fluidité des réunions à distance. Grâce à une interface intuitive sur tablette tactile, les utilisateurs peuvent démarrer leurs réunions en un seul clic, économisant 10 minutes en moyenne sur chaque réunion.