[Je sécurise ma TPE] Sauvegarde des données : quelle fréquence choisir ?
La perte de données peut paralyser une TPE en quelques minutes. Un disque dur qui lâche, un ransomware qui s’infiltre ou une simple erreur humaine, et ce sont des mois de travail qui s’envolent.
Malgré ce risque, de nombreuses petites entreprises n’ont pas de stratégie de sauvegarde, ou réalisent des sauvegardes trop espacées (qui laissent l’entreprise vulnérable) ou trop fréquentes (qui coûtent cher et qui ralentissent l’activité). Voici comment trouver le juste équilibre pour protéger votre TPE.
Sauvegarde des données : de quoi parle-t-on exactement ?
La sauvegarde des données pour une TPE consiste à créer des copies de toutes les informations numériques nécessaires à son fonctionnement. On parle ici des fichiers de gestion (factures, devis), de la base de données des clients, des documents comptables, des emails, des fichiers de production et des configurations logicielles, entre autres.
Ces copies sont stockées sur des supports distincts du système principal : disques durs externes, serveurs dédiés ou solutions cloud sécurisées comme Dropbox Business ou Google Drive Entreprise. L’objectif est de pouvoir restaurer rapidement ces données en cas de problème comme une panne matérielle, une erreur humaine, une cyberattaque ou un sinistre physique.
Concrètement, la sauvegarde régulière des données va permettre de reprendre l’activité en quelques heures en cas d’incident, là où une reconstruction manuelle des données pourrait prendre des semaines (ou plus) et coûter des milliers d’euros en temps de travail perdu et opportunités manquées.
Pour une TPE, la sauvegarde représente typiquement un investissement de quelques centaines d’euros par an… un coût négligeable lorsqu’il est comparé au coût potentiel d’une perte de données.
Quelle différence entre sauvegarde et archivage des données ?
La sauvegarde et l’archivage des données sont parfois confondus et les termes sont utilisés de manière interchangeable par le grand public, mais ils désignent deux concepts différents.
La sauvegarde, comme expliqué précédemment, vient créer des copies récentes des données opérationnelles de l’entreprise. Son but est de permettre une restauration rapide en cas de problème pour minimiser les interruptions d’activité. Les sauvegardes sont fréquentes et écrasent généralement les versions précédentes : la copie d’aujourd’hui écrase celle d’il y a trois mois pour un même fichier, de manière à ne garder que la version la plus à jour.
L’archivage, en revanche, consiste à conserver à long terme des versions spécifiques de documents ou de données. Il s’agit souvent de garder trace d’informations qui ne sont plus utilisées au quotidien, mais qui peuvent avoir une importance légale, fiscale ou historique. Les archives ne sont généralement pas modifiées une fois créées et sont conservées pour des périodes prolongées, parfois plusieurs années.
Prenons un exemple concret : une facture récente sera incluse dans la sauvegarde pour assurer la continuité des opérations, tandis que les factures des années précédentes seront archivées pour répondre aux obligations légales de conservation.
Une TPE mature sur sa gestion des données utilisera généralement les deux systèmes : des sauvegardes fréquentes pour protéger les données actuelles et assurer la reprise en cas de problème, et un archivage organisé pour la conservation à long terme des informations historiques à des fins légales ou pour conserver des preuves probantes (pour un audit par exemple).
Cas concrets : ces 5 TPE n’ont pas sauvegardé leurs données…
Le cabinet comptable victime d’un ransomware
Un petit cabinet comptable de 5 personnes est frappé par un ransomware la veille d’une échéance fiscale importante.
Tous les fichiers, y compris les déclarations fiscales en cours, sont cryptés. Sans sauvegarde récente, le cabinet doit payer une rançon au pirate informatique en échange de la clé de déchiffrement, ou refaire des semaines de travail.
La boutique en ligne paralysée par une panne de disque dur
Une boutique en ligne de vêtements vintage perd son disque dur principal. Sans sauvegarde, elle perd l’intégralité de son catalogue produit, ses commandes en cours et son historique client. La reconstruction manuelle prend des semaines et entraîne une perte de chiffre d’affaires.
L’agence de communication victime d’un vol d’ordinateur
Le dirigeant d’une petite agence de communication se fait voler son ordinateur portable lors d’un déplacement.
Cet ordinateur contenait tous les fichiers de travail en cours, dont plusieurs projets clients urgents. Sans sauvegarde, l’agence doit recommencer des semaines de travail et demander aux clients de renvoyer les versions antérieures.
Le bureau d’études touché par un dégât des eaux
Un bureau d’études en ingénierie stocke toutes ses données sur des PC et disques durs dans son unique local.
Un week-end, une fuite d’eau endommage irrémédiablement tous les équipements. Sans sauvegarde externe, l’entreprise perd l’intégralité de ses fichiers : plans, calculs et rapports clients. Les projets en cours subissent des semaines de retard, et certains travaux plus anciens sont définitivement perdus.
Le salon de coiffure confronté à une erreur humaine
Dans un salon de coiffure, un employé supprime par erreur le fichier contenant tout l’historique client, les rendez-vous à venir et les formules de coloration personnalisées.
Sans sauvegarde, le salon perd des informations précieuses sur sa clientèle, perturbe sa gestion des rendez-vous et doit recréer manuellement les formules pour chaque client.
Quelle fréquence choisir pour la sauvegarde des données de sa TPE ?
Théoriquement, une sauvegarde quasiment en temps réel, dès qu’une modification est apportée à un fichier, permettra de neutraliser les risques de perte. Mais cette approche n’est pas viable, car elle va :
- Surcharger les systèmes informatiques ;
- Consommer une bande passante excessive ;
- Générer des coûts de stockage importants ;
- Créer une complexité inutile dans les opérations de l’entreprise.
L’autre extrême, qui consiste à espacer les sauvegardes de manière exagérée, augmente le risque de perte de données importantes en cas d’incident. Par exemple, si la sauvegarde est mensuelle (tous les premiers du mois) sur un document modifié quotidiennement, un incident qui surviendrait le 15 du mois vous ferait perdre 15 jours de modifications.
L’enjeu est donc de trouver un équilibre, une fréquence optimale qui apporte la meilleure protection contre la perte des données sans pour autant entraver les opérations quotidiennes ou impacter le budget.
La fréquence idéale varie selon la nature de l’activité, le volume et la criticité des données générées par la TPE. Nous avons résumé les critères à prendre en compte dans le tableau suivant :
Critère | Définition du critère | Cas de figures et recommandations de fréquences de sauvegarde |
Volume de données modifiées | Quantité d’informations nouvelles ou mises à jour quotidiennement | Faible (< 100 Mo/jour) : sauvegarde hebdomadaire Moyenne (100 Mo – 1 Go/jour) : sauvegarde quotidienne Élevé (> 1 Go/jour) : sauvegarde plusieurs fois par jour |
Criticité des données | Importance des données pour le fonctionnement de l’entreprise | Critique (base clients, données financières) : sauvegarde quotidienne ou en temps réel Important (documents de travail en cours) : sauvegarde quotidienne Faible importance (archives anciennes) : sauvegarde hebdomadaire ou mensuelle |
Secteur d’activité | Domaine d’activité de l’entreprise et ses exigences réglementaires | Finance, santé, sécurité : sauvegarde quotidienne obligatoire, parfois en temps réel E-commerce : sauvegarde quotidienne des transactions Services généraux : sauvegarde hebdomadaire possible pour certaines données |
Ressources disponibles | Capacité technique et financière pour effectuer les sauvegardes | Budget serré (< 50 €/mois) : sauvegarde hebdomadaire sur disque dur externe, mais risque élevé de perte de données en cas d’incident, pas de protection contre les sinistres physiques. Budget moyen (50 – 200 €/mois) : sauvegarde quotidienne sur Cloud. Perte possible si échec de sauvegarde à cause d’un problème de sauvegarde, d’un oubli de sauvegarde si processus manuel, de dépassement du quota de stockage Cloud, etc. Budget confortable (> 200€/mois) : sauvegardes multiples par jour, solutions professionnelles. |
Tolérance aux pertes | Quantité de données que l’entreprise peut se permettre de perdre | Tolérance très faible aux pertes (trading financier) : sauvegarde en temps réel ou toutes les 5-15 min. Tolérance faible (e-commerce) : sauvegarde toutes les heures. Tolérance moyenne (bureau d’études) : sauvegarde quotidienne. Tolérance élevée (artisan) : sauvegarde hebdomadaire. |
Historique des incidents | Fréquence et gravité des incidents de perte de données passés | Fréquents et graves : renforcer la fréquence des sauvegardes à plusieurs fois par jour ou en temps réel. Occasionnels mais significatifs : sauvegarde quotidienne pour prévenir les pertes majeures. Rares et mineurs : sauvegarde hebdomadaire peut suffire. |
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