GED : 3 erreurs qui font échouer les projets GED en PME

De plus en plus de PME se lancent dans la Gestion Électronique des Documents (GED) pour réduire leurs coûts opérationnels, gagner en efficacité et sécuriser leurs données. Cette transformation ne se limite pas à scanner des documents papier : elle modifie en profondeur la façon dont l'entreprise crée, classe et partage ses informations en interne.

Après avoir accompagné des dizaines de projets GED, nous avons identifié 3 erreurs récurrentes qui font échouer ces transformations. Décryptage…

Qu'est-ce qu'un projet GED en PME ?

En passant à la Gestion Électronique des Documents (GED), la PME transforme la façon dont elle crée, classe et partage ses documents. Concrètement, il s'agit de remplacer les classeurs et les dossiers papier par un système informatique centralisé qui numérise, indexe et archive automatiquement les documents.

La GED assure trois grandes fonctions :

1. La capture des documents : scan de documents papier, import automatique d'emails et pièces jointes, récupération des documents créés numériquement ;
2. Leur classement, avec un plan d'archivage et des règles de nommage précises ;
3. Leur diffusion contrôlée : chaque collaborateur accède uniquement aux documents dont il a besoin (et qu’il a le droit de consulter).

GED : quel intérêt pour la PME ?

Le passage à la Gestion Électronique des Documents en PME est une mesure de compétitivité qui réduit les coûts, fait gagner du temps aux équipes, baisse le bilan carbone et sécurise l’activité. Concrètement :

• Gain de temps, en éliminant la recherche physique de documents (feuilletage des classeurs, déplacements aux archives, demande aux collègues...). Grâce à la recherche instantanée par mots-clés et un classement structuré, vos équipes retrouvent leurs documents en quelques secondes (vs. plusieurs minutes ou heures pour le format papier) ;
• Réduction des coûts, car la dématérialisation supprime les dépenses liées au papier (encre, imprimantes, papier, maintenance), au stockage physique (armoires, locaux d'archives) et au temps de classement manuel.
• Optimisation de l’impact environnemental, en réduisant drastiquement la consommation de papier et d'encre ;
• Sécurité renforcée, car chaque document est automatiquement sauvegardé, avec un historique complet des consultations et modifications. Ce système de traçabilité protège vos documents importants (contrats, factures...) et facilite les contrôles fiscaux ou la gestion des litiges clients en prouvant « qui a fait quoi », et « à quel moment ».

💡 À savoir

Les économies sont parfois significatives dans les secteurs qui manipulent de gros volumes de documents comme les cabinets d'expertise comptable, les études notariales, les cabinets d'avocats, les agences immobilières, etc.

Voyons à présent les 3 erreurs les plus courantes que nous observons sur le terrain chez les PME qui engagent un projet de transformation de leur gestion documentaire.

Erreur #1 : bâcler le choix du logiciel de GED

Certaines PME se fient uniquement au critère du prix pour choisir leur solution GED. Elles risquent alors de se retrouver avec une plateforme sous-dimensionnée qui ne répond pas aux spécificités de leur activité.

Prenons l’exemple d’un cabinet d'architecte qui opte pour une solution low-cost. Après quelques semaines d’utilisation, les collaborateurs se rendent compte que la plateforme ne permet pas de rechercher dans le contenu des documents scannés (technologie OCR), ni de gérer les différentes versions d'un même plan… deux fonctionnalités pourtant indispensables dans leur métier.

À l'inverse, d'autres PME vont se laisser séduire par un commercial ou une publicité pour une solution GED haut de gamme, qu'elles n'utiliseront qu'à 10 % de son potentiel. Une entreprise de services de 8 personnes n'a pas besoin d'un workflow de validation à 10 étapes, d'une interface en 12 langues ou d'un système d'archivage légal certifié. Au final, la PME paiera jusqu’à 5 fois plus cher qu’avec une solution GED basique.

Pour choisir la bonne solution GED, commencez par lister vos besoins : quels types de documents gérez-vous ? Quels sont les critères de recherche dont vous avez besoin ? Combien d'utilisateurs doivent y accéder simultanément ?

Erreur #2 : numériser sans stratégie de classement

Il ne suffit pas de scanner ses documents au format papier et de les déposer dans la GED pour que le système fasse tout le reste.

Au bout de quelques mois, votre GED deviendra inutilisable : documents mal nommés, classés au mauvais endroit ou en double, etc. La recherche devient laborieuse car les métadonnées importantes (date, type de document, client...) n'ont pas été renseignées lors de la numérisation.

Cette désorganisation devient encore plus problématique que le système de classement papier ! Avec les dossiers physiques, les équipes pouvaient au moins s'appuyer sur une organisation visuelle et spatiale. Dans une GED mal structurée, même la fonction de recherche devient inefficace si personne n'a défini les critères de classement pertinents pour l'activité.

Avant de lancer la numérisation, prenez le temps d'établir :

• Une arborescence par type de documents (devis/factures, dossiers clients, documents RH...) avec des sous-dossiers par année, par client ou par projet, selon votre activité ;
• Des règles de nommage simples pour chaque type de document (exemple : « FACTURE_DUPONT_2025-01-13 » plutôt que « facture client janvier ») ;
• Les métadonnées à renseigner (numéro de client, montant HT pour les factures, référence pour les devis, date de validité pour les contrats...) ;
• Un processus de contrôle qualité clair : qui vérifie quoi avant la validation finale du document dans la GED, avec une liste de points à vérifier (nommage, métadonnées, emplacement).

Ces règles doivent être rassemblées dans un guide que tous vos collaborateurs pourront consulter.

Erreur #3 : laisser les collaborateurs seuls face à l’outil

Aucune solution GED ne peut être lancée sans former les utilisateurs. De nombreuses PME traitent cette étape comme une simple formalité et se contentent d’une petite démonstration des fonctions de base. Ensuite, chacun doit se débrouiller.

Résultat ? Perdus face à ce nouvel outil qu'ils ne maîtrisent pas et dont ils ne comprennent pas forcément l’intérêt, les collaborateurs reprennent vite leurs anciennes habitudes :

• Ils gardent les documents sur leur ordinateur ;
• Ils continuent d'imprimer ;
• Ils créent des dossiers parallèles sur le réseau ;
• Ils ne renseignent pas les métadonnées.

La GED devient alors un investissement inutile. Elle n’est utilisée que par une poignée de personnes. La recherche de documents reste tout aussi laborieuse que le classement traditionnel, si ce n’est pire.

La formation ne doit donc pas se limiter à une simple présentation technique. Vos équipes doivent comprendre la logique du système : pourquoi classer tel document à tel endroit, pourquoi certaines métadonnées sont indispensables, pourquoi le respect des règles de nommage n'est pas optionnel, etc. Sans cette compréhension globale, les bonnes pratiques ne seront jamais adoptées.

DFM accompagne la transformation de votre gestion documentaire

Spécialiste de l'infogérance depuis plus de 20 ans, DFM accompagne les PME dans leurs projets de dématérialisation. Notre approche est centrée sur vos besoins métiers plutôt que sur la technologie.

Nos consultants commencent par analyser précisément votre organisation : quels documents manipulez-vous ? Quels sont vos processus de validation ? Comment vos équipes recherchent-elles l'information ?

Cette compréhension de votre activité nous permet de vous conseiller la solution GED la plus adaptée et de construire un plan de déploiement sur mesure. Nous assurons ensuite la mise en place complète de votre projet GED :

• Paramétrage de la solution selon vos besoins ;
• Définition de l'arborescence et des règles de classement ;
• Formation de vos équipes ;
• Support technique au quotidien.

Contactez-nous !