[La sobriété numérique dans ma TPE] Comment mettre en place une politique d’impression responsable ?
Sommaire :
Impression : la surconsommation provient de l’humain, pas de la machine
Qu'est-ce qu'une politique d'impression responsable ?
Les étapes pour mettre en place une politique d’impression responsable
DFM : votre partenaire pour une politique d'impression responsable
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Et si vos impressions devenaient un atout RSE pour votre TPE ?
Malgré la transformation digitale, l’impression reste incontournable dans les entreprises : documents à signer, documentation commerciale, archivage légal, etc. Mais la surconsommation n’est jamais loin, et le problème vient surtout de nos habitudes d’utilisation.
Pour une TPE, l’impression responsable est d'abord une question de bon sens économique : les impressions inutiles pèsent directement sur la rentabilité. C’est ensuite une mesure RSE qui contribue à l’effort collectif en faveur de l’environnement. Décryptage…
Impression : la surconsommation provient de l’humain, pas de la machine
La transformation digitale n'a pas fait disparaître l'impression du quotidien des entreprises. De nombreux documents nécessitent encore un support papier : contrats à signer, archives légales, supports de présentation client, documentations techniques, etc.
Mais l’impression génère encore des surconsommations, et le problème ne réside pas forcément dans la machine : les imprimantes modernes sont efficaces sur le plan énergétique. En revanche, nos habitudes d’impression ne sont pas toujours durables : documents en plusieurs exemplaires, pas d’impression recto verso, impressions couleurs non justifiées, etc.
L’absence d’une politique d’impression rationnelle et le manque de sensibilisation pèsent sur les budgets à travers la consommation de papier, le renouvellement fréquent des cartouches et une facture d'électricité qui s'alourdit… sans oublier l’impact sur l’environnement et, par conséquent, sur la performance RSE de l’entreprise.
💡 Les chiffres à connaître |
L’impact de quelques impressions superflues dans une TPE peut sembler anecdotique. Mais ce serait oublier que les TPE représentent les deux tiers des entreprises dans l’Hexagone, selon Bpifrance. En multipliant chaque cartouche économisée, chaque ramette de papier préservée et chaque kilowattheure non consommé par les 2.1 millions de TPE françaises, l’intérêt devient évident. |
Qu'est-ce qu'une politique d'impression responsable ?
Il s’agit de l'ensemble des règles, des outils et des pratiques qu'une entreprise va mettre en place pour maîtriser la consommation des ressources liées à l'impression. On vise un double objectif : réduire les coûts et limiter l’impact environnemental.
Concrètement, il s’agit de transformer l'impression d'un acte réflexe en une action réfléchie, qui se justifie par un besoin professionnel avéré.
La politique d’impression responsable doit s’appuyer sur trois axes :
- L'équipement : des imprimantes connectées qui permettent de suivre précisément qui imprime quoi, à quel volume, et à quel coût, service par service (ou salarié par salarié). Les données générées permettent d’orienter les actions (plafond d’impressions par service et par personne, couleur ou noir et blanc, etc.) ;
- Les comportements : l'entreprise établit des règles claires qui définissent quand l'impression est nécessaire. Par exemple : les documents qui nécessitent une signature manuscrite, les archives soumises à des obligations légales, les supports destinés aux clients, etc. Pour tout le reste, le Cloud et la GED (Gestion Électronique des Documents) deviennent la solution par défaut ;
- Les consommables : l'entreprise organise un circuit de recyclage systématique des cartouches avec les fabricants et s'approvisionne en papier recyclé certifié.
La viabilité de cette politique repose sur l’équilibre suivant : réduire les impressions superflues tout en préservant l'efficacité des équipes.

Les étapes pour mettre en place une politique d’impression responsable
#1 L’audit de l'existant
Il faut d'abord examiner le parc d'imprimantes. L'âge des machines détermine leur efficacité énergétique : une imprimante de plus de 5 ans consomme souvent deux fois plus qu'un modèle récent.
Il faut également analyser les fonctionnalités disponibles qui influencent directement les possibilités d’optimisation : une imprimante sans option recto-verso automatique force les utilisateurs à gaspiller du papier.
La localisation des machines dans les locaux impacte aussi leur utilisation : une imprimante mal placée pousse à multiplier les impressions « au cas où », pour éviter les allers-retours.
L'analyse des usages révèle ensuite les habitudes à faire évoluer. Quels documents sont systématiquement imprimés alors qu'ils pourraient rester numériques ? Combien d'impressions couleur pourraient être réalisées en noir et blanc ? Ces informations permettent d'identifier les changements qui auront le plus d'impact (ou les Quick Wins).
Enfin, il faut chiffrer les coûts actuels. Le nombre de ramettes de papier commandées chaque mois, la fréquence de remplacement des cartouches, les factures de maintenance... Ces données permettront de quantifier les économies réalisées une fois la politique d'impression responsable en place.
Voici un exemple concret pour un cabinet d’architecture (8 collaborateurs)
Équipement | Localisation | Âge | Usage principal | Volume mensuel moyen | Coûts mensuels estimés | Points d'attention |
HP OfficeJet Pro (couleur) | Espace projet | 5 ans | Plans, rendus 3D pour clients | 800 pages dont 200 couleur | Papier : 45 € Cartouches : 180 € Électricité : 15 € | - Consommation élevée en cartouches couleur - Pas de recto-verso auto - Pannes fréquentes |
Brother MFC (N&B) | Bureau direction | 2 ans | Documents administratifs, devis | 400 pages | Papier : 20 € Toner : 35 € Électricité : 8 € | - Sous-utilisée - Pourrait être partagée |
Canon PIXMA (couleur) | Accueil | 3 ans | Impressions rapides, courriers | 300 pages dont 50 couleur | Papier : 15 € Cartouches : 45 € Électricité : 6 € | - Impression couleur non justifiée - Cartouches non recyclées |
#2 Définition des règles d'impression
L’audit est généralement suffisamment parlant pour que les règles d’impression s’imposent d’elles-mêmes. Par exemple :
- L'impression devient limitée à trois cas précis : les documents nécessitant une signature manuscrite, les archives légales obligatoires et les supports destinés aux clients ou partenaires externes. Tout autre document reste par défaut au format numérique ;
- Un quota mensuel d'impressions est défini par collaborateur en fonction de son poste. Au-delà, une validation du responsable est nécessaire, ce qui permet d'identifier les besoins exceptionnels et d'ajuster la politique si besoin ;
- Le noir et blanc et le recto-verso deviennent les paramètres par défaut. L'impression couleur ou en recto simple doit répondre à un besoin légitime : document commercial, support de présentation client ou contrainte légale ;
- Chaque utilisateur doit vérifier l'aperçu avant impression pour éviter les erreurs. Les documents de plus de 20 pages sont systématiquement relus à l'écran avant impression pour éviter le gaspillage ;
- Les brouillons et versions de travail restent numériques. Si une version papier est indispensable, elle est imprimée en mode brouillon et sur du papier recyclé ;
- Toute impression est récupérée dans la journée. Les documents non récupérés sont détruits pour des raisons de confidentialité, ce qui représente un gaspillage évitable.
#3 Configuration des équipements
Les paramètres par défaut sont un levier majeur de transformation. L'imprimante doit être configurée pour imprimer automatiquement en noir et blanc et en recto-verso.
Les collaborateurs qui ont besoin d'une impression couleur ou recto simple doivent faire le choix conscient de modifier ces paramètres. Cette configuration permet déjà de réduire significativement la consommation d'encre et de papier.
Il faudra ensuite mettre en place des codes individuels. Les documents ne s'impriment que lorsque l'utilisateur saisit son code directement sur l'imprimante. Ce système évite les impressions fantômes (lancées mais jamais récupérées) et permet un suivi précis des volumes par utilisateur.
Le mode brouillon devient la norme pour les documents internes. La qualité supérieure reste disponible mais uniquement sur sélection explicite, notamment pour les documents clients.
Enfin, un système d'alerte prévient l’utilisateur dans les cas d’usage coûteux et/ou polluants, par exemple quand un document de plus de 20 pages est envoyé à l'impression couleur.
#4 Communiquer autour des résultats pour susciter l'adhésion
Les bénéfices tangibles de cette transformation doivent être partagés avec les collaborateurs pour les encourager à poursuivre l’effort.
Premier axe de communication : les gains économiques directs. Un reporting trimestriel montre la baisse des coûts d'impression service par service. Ces économies peuvent être mises en perspective : « Les économies réalisées ce trimestre nous permettent de financer la formation de deux collaborateurs ».
Deuxième axe : l'impact environnemental. Les volumes de papier et de cartouches économisés sont convertis en données concrètes : nombre d'arbres préservés, litres d'eau économisés, kilos de CO2 évités, etc.
Troisième axe : les bénéfices business. Une politique d'impression responsable devient un argument différenciant lors des appels d'offres et l’effort de prospection, où les critères RSE pèsent de plus en plus lourd. Elle améliore aussi l'image de l'entreprise auprès de ses clients et partenaires. Ces avantages concurrentiels méritent d'être valorisés auprès des équipes car ils contribuent directement à la pérennité de l'entreprise.
DFM : votre partenaire pour une politique d'impression responsable
DFM accompagne les TPE dans la mise en place d'une impression plus responsable à travers une démarche en trois temps :
- L’audit de votre parc d’imprimantes et de vos habitudes d’impression ;
- Le choix, le déploiement et le paramétrage de solutions d’impression intelligentes ;
- La mise en place d’une démarche de collecte des consommables usagés (cartouches, toners…).