Salle de réunion : 5 conseils de pro pour être plus productif !

Bien plus qu’un simple espace fonctionnel, la salle de réunion est le cœur battant de l’intelligence collective et de la prise de décision. C’est ici que les idées prennent vie, que les visions abstraites deviennent des plans d’action concrets et que l’avenir de l’entreprise se dessine !

Cet espace si commun détient la clé de votre performance et pourtant, il reçoit rarement l’attention qu’il mérite. Voici 5 conseils de pro pour y remédier !

#1 Une salle de réunion biophile pour doper la créativité et la productivité

L’être humain adore la lumière du soleil et la verdure. C’est dans notre ADN. C’est ce que le célèbre biologiste E. O. Wilson appelle « la biophilie », qui désigne l’existence d’un lien intrinsèque et inné entre l’humain, les autres êtres vivants et les processus naturels.

Human Spaces, spécialiste des aménagements verts, a réalisé une expérimentation intéressante : quantifier le degré de créativité ainsi que la productivité d’une équipe dans deux environnements différents, le premier entourés de plantes vertes, le second dénué de verdure. Résultat : les environnements de travail qui incorporent des plantes et qui laissent passer la lumière du soleil boostent la créativité de 15 % et la productivité de 6 %.

L’idée n’est pas de tout remettre à plat pour ajouter de la verdure. Quelques pots avec de belles plantes triées sur le volet feront largement l’affaire.

Et si vous souhaitez des idées de plantes, pourquoi ne pas opter pour une Sanseveria, une Zamioculcas Zamiifolia ou le Pothos ?

#2 Quand l’email fait largement l’affaire…

Selon une étude relayée par BFMTV, un salarié d’une grande entreprise assiste en moyenne à près de 18 réunions par semaine. Et comme nous vous l’expliquions ici, près d’une réunion sur deux n’est pas productive.

De nombreux office managers et patrons de TPE/PME, notamment dans la Tech, s’attaquent à ce problème qui fait perdre des centaines d’heures par mois à leur business, notamment en sensibilisant les managers, principaux instigateurs des réunions.

Pour que votre salle de réunion ne soit plus assimilée à un espace d’improductivité où règnent l’ennui et la frustration, vous pouvez oser une affiche qui rappelle l’essence du format « réunion ». Voici la traduction en français d’un tableau très courant du côté de la Silicon Valley :

Un email suffira largement…Ok, ça mérite une réunion
Rappel d’une échéancePlanification de projet
Petit ajustementRésolution d’un problème majeur
Attribution de tâches habituellesPrise de décision
Formulaires et paperasseDéfinition d’un objectif d’équipe
Demande de mise à jourConception d’un parcours client
Critiques sur un livrableFéliciter une équipe ou un collaborateur

#3 En réunion, préférez les formats digestes aux rapports de 100 pages

es réunions ne sont pas faites pour bouquiner, passer en revue des rapports d’une centaine de pages ou passer des tableaux volumineux à la loupe. Ce travail doit être réalisé en amont, avec la préparation de résumés visuels beaucoup plus digestes, basés sur des listes à puces et des graphiques.

Comme l’explique cette étude, 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles, et l’humain traite l’information visuelle jusqu’à 60 000 fois plus vite que le texte. Les participants à la réunion vont d’ailleurs mémoriser 80 % de ce qu’ils voient, 20 % de ce qu’ils lisent et 10 % de ce qu’ils entendent.

Agissez donc en conséquence en encourageant vos équipes à préparer des formats de présentation concis pour alimenter le processus décisionnel en réunion, mais aussi en équipant votre salle dans les règles de l’art. Un bel écran tactile interactif, un paperboard digital ou encore un affichage dynamique donneront davantage d’impact aux présentations.

DFM vous propose des solutions digitales interactives adaptées à vos besoins, à la fois pour rendre vos réunions internes plus productives, mais aussi pour permettre à vos commerciaux de capter l’attention de vos clients et prospects en rendez-vous. Effet « Waouh » garanti !

#4 Visioconférence : le flottement technique au démarrage n’est pas une fatalité

Plantons le décor : Nous sommes lundi matin, la salle de réunion se remplit peu à peu pour le traditionnel kick-off hebdomadaire. Sur le papier, tout est prêt pour une visioconférence productive entre l’équipe qui travaille sur place, Mélanie qui est en télétravail et Jessica qui vous accompagne en freelance sur un projet.

Mais dans la pratique, vous avez toujours droit à 10 minutes de flottement.

Florian, toujours aussi optimiste, tente de connecter son PC au grand écran. Après plusieurs essais infructueux et un ballet incessant de câbles HDMI, son écran reste désespérément noir. Pendant ce temps, Mélanie, dont on attend une présentation importante, n’arrive pas à faire marcher son micro qui reste en « périphérique non reconnu ». De son côté, le micro de Jessica décide d’activer l’écho, qui se transforme en larsen sur le PC de Florian.

Ces démarrages chaotiques ne sont peut-être pas dramatiques pour une réunion interne, mais ils nuisent à votre image et au bon déroulement de vos rendez-vous clients. C’est ce constat qui nous a motivés à développer notre solution de visioconférence pour les entreprises. Vos réunions sont lancées en un clic sur une tablette tactile. Regardez :

Évidemment, la qualité du débit internet est un point DÉCISIF pour des visioconférences fluides, agréables et qui débouchent sur des contrats importants. Vous avez des soucis à ce niveau ? Vérifiez votre éligibilité à la fibre optique et à la SDSL ici.

#5 L’agencement doit stimuler la productivité, pas l’entraver

L’aménagement d’une salle de réunion ne se limite pas à une question de style ou de préférence esthétique. C’est une décision tactique qui influence directement la dynamique de groupe, la qualité des interactions et la fluidité du processus de prise de décision.

Chaque réunion a un but, qu’il s’agisse de favoriser la créativité, de transmettre des connaissances ou de prendre des décisions. La configuration choisie doit répondre à cet objectif et anticiper les besoins des participants. L’agencement doit servir la productivité, pas l’entraver.

  • La configuration en U, parfaite pour les réunions interactives où le présentateur a besoin d’engager le dialogue avec chaque participant tout en partageant des visuels. Elle convient aux petites formations, aux discussions de groupe et au debriefs ;
  • Le configuration en salle de classe. Ici, les tables et les chaises sont alignées face à un point focal, comme un écran ou un tableau blanc. C’est la meilleure configuration pour des environnements d’apprentissage formel où l’accent est mis sur la présentation, sans interaction directe entre les participants ;
  • La configuration en îlots. Des tables regroupées permettent de former des équipes pour faciliter le travail collaboratif et les brainstormings ;
  • La configuration en table ronde. Ellepermet une certaine « égalité » entre les participants et stimule la conversation ouverte. C’est donc un choix optimal pour les réunions d’équipe, les discussions qui doivent déboucher sur une décision stratégique, la présentation et la discussion des résultats de l’exercice, etc. ;
  • La configuration en théâtre. Sans tables, avec des chaises orientées vers l’avant, cette configuration maximise l’espace et convient aux grandes présentations, séminaires ou conférences où l’interaction entre les participants est minimale.