Digressions sans fins, problèmes techniques, absence de cadrage, processus décisionnel bloqué… les réunions improductives font partie du quotidien des entreprises. Au-delà des coûts indirects qu’elles engendrent, elles provoquent une certaine frustration parmi les participants et empêchent l’intelligence collective de s’exprimer au service de la performance de l’entreprise.
Dans cet article, DFM fait un état des lieux des réunions en France, estime le coût annuel des réunions improductives et revient sur les principales causes de cette problématique.
44 % des salariés font « autre chose »
Selon une enquête réalisée par OpinionWay auprès de plus de 1 000 salariés, les entreprises consacrent en moyenne 4,5 heures par semaine à des réunions diverses, soit l’équivalent de trois semaines et demie par an. Pour les cadres, cette moyenne monte à près de 9 heures par semaine, soit l’équivalent de 6 semaines et demie par an.
Mais ces réunions sont-elles réellement productives ?
Pas vraiment, à en croire les chiffres de l’étude. En effet, plus de 48 % de ces réunions sont considérées comme « non productives » par les participants. Ils déplorent notamment l’absence d’un ordre du jour clair (18 %) et ne voient pas la nécessité de leur présence dans des réunions qui n’entrent pas dans leur périmètre (26 %).
Aussi, 44 % des salariés avouent utiliser leur smartphone « pour faire autre chose pendant ces réunions », 57 % consultent leurs emails et 40 % travaillent sur d’autres dossiers. Plus largement, seule une réunion sur quatre aboutit réellement à une prise de décision. C’est sans doute ce qui pousse quatre salariés sur dix à juger la collaboration « globalement inefficace » dans leur entreprise.
Plutôt que d’aboutir à une prise de décision collégiale et éclairée, la réunion se transforme donc en fardeau pour l’entreprise, avec une perte de temps et de ressources, ce qui nous amène au point suivant…
Combien coûtent les réunions non productives aux PME en France ?
Prenons l’exemple d’une PME de 50 employés, dont 10 cadres, qui travaillent 35 heures par semaine. Basons-nous sur les chiffres de l’étude OpinionWay pour calculer le coût mensuel des réunions non productives.
Avec un temps moyen passé en réunion de 9 h/ semaine pour les cadres et de 4,5h / semaine pour les autres salariés, à raison de 46 semaines de travail par an (en tenant compte des congés payés et des jours fériés), cela fait donc 8 280 heures passées en réunion par les salariés non-cadres, et 4 140 heures pour les cadres.
En prenant un salaire moyen de 29 000 € pour les salariés non-cadres et 48 700 euros pour les cadres (chiffres arrondis basés sur les données de l’Insee), cela fait un coût total de 275 278,83€ € par an passé en réunion.
48% des réunions étant jugées non productives, cela revient donc à 3 974,4 heures (soit ≈ 71 618.68 €) pour les non-cadres et 1 997,2 heures (≈ 60 515,16 €) pour les cadres. Soit un coût total de 132 133,84 € par an pour l’entreprise !
Dans cette PME de 50 employés, avec 10 cadres et 40 salariés non-cadres, le coût annuel des réunions inefficaces est estimé à environ 132 133,84 € par an. C’est l’équivalent du salaire annuel brut de près de trois salariés à temps plein.
Les 5 principales causes des réunions non productives
#1 L’absence d’un ordre du jour clair
La première cause majeure des réunions non productives reste l’absence d’un objectif clair ou d’un ordre du jour défini. Une réunion sans finalité sera rythmée par des conversations décousues, la frustration des participants et des retards sur les dossiers des uns et des autres.
L’ordre du jour doit être rédigé et communiqué à tous les participants à l’avance, idéalement quelques jours avant la réunion, pour leur permettre de se préparer. Chaque point à discuter doit être accompagné d’une brève description et d’une estimation du temps nécessaire pour le traiter.
Un animateur ou modérateur doit être désigné pour veiller à ce que la réunion suive l’ordre du jour et que chaque point soit abordé dans le temps imparti. Le modérateur peut également intervenir si la discussion s’éloigne du sujet ou si un participant monopolise la parole de manière non productive.
Enfin, à la fin de la réunion, un résumé des points abordés, des décisions prises et des actions à entreprendre doit être établi.
#2 Inviter trop de participants
Les décideurs convoquent souvent des réunions « surpeuplées », souvent par souci d’inclusivité ou à cause d’un manque de visibilité sur le rôle de chacun. Résultat : des débats prolongés, une difficulté à parvenir à un consensus et la dilution des responsabilités.
Notons également que dans les réunions XXL, certains participants auront tendance à taire leurs opinions ou à s’aligner sur la majorité. Globalement, la liste des participants doit intégrer :
- Les décideurs concernés par l’ordre du jour ;
- Les personnes qui ont des connaissances, des informations et/ou une expérience sur les sujets abordés ;
- Le responsable du pôle ou du département chargé de mettre en œuvre les décisions prises.
Jeff Bezos, fondateur d’Amazon, évoque « la règle des deux pizzas ». Il estime que le meilleur nombre, c’est celui qui peut être nourri par deux pizzas. Cette observation rejoint les recommandations (plus sérieuses) de la Harvard Business Review :
- Résolution d’un problème ou prise d’une décision : pas plus de 8 personnes ;
- Brainstorming et créativité : jusqu’à 18 personnes ;
- Faire une annonce importante, motiver les troupes, annoncer un changement de cap : vous pouvez inviter l’ensemble de l’effectif.
Mais attention : l’idée n’est pas de solliciter constamment le même noyau dur pour l’ensemble des réunions. Vous vous priverez de cette diversité d’opinions qui fait la différence et vous tomberez dans le favoritisme.
#3 Des équipements et des solutions informatiques obsolètes ou inadéquates
Près de 89 % des entreprises ont recours aux visioconférences.
Cette virtualisation de la réunion impose des équipements performants et des solutions adaptées pour garantir la fluidité des échanges :
- Une connexion internet rapide et fiable pour éviter les interruptions, permettre la diffusion d’un flux vidéo de qualité et faciliter le partage d’écran. L’ADSL ne répond plus à ces besoins et doit souvent laisser place à la fibre ou la SDSL. Vous pouvez vérifier votre éligibilité à ces connexions haut débit ici ;
- Des solutions collaboratives adaptées à vos besoins et, surtout, correctement configurées pour vous permettre d’exploiter toutes les fonctionnalités utiles à vos réunions. DFM vous accompagne dans le choix et la mise en place d’outils collaboratifs (Microsoft Teams, Zoom et Rainbow) ;
- Une solution de visioconférence simple et intuitive. Quasiment chaque réunion qui implique des participants à distance débute par 10 minutes de flottement technique : difficulté à connecter l’ordinateur au grand écran, un micro non reconnu, de l’écho, etc. Avec une solution de visioconférence pour entreprise, vous pourrez lancer vos réunions et vos partages en un clic sur la tablette tactile. notre solution Compatible avec Windows et Mac OS se connecte à Microsoft Teams et Zoom et s’installe dans tous types de salles de réunion.
#4 La réunion « monologue »
L’époque du monologue du directeur face à des collaborateurs qui se contentent d’écouter et d’acquiescer est sans doute révolue.
Si la réunion qui se profile prend cette forme, il faudrait questionner son bien-fondé, car des alternatives plus pratiques et moins chronophages existent. Votre message ou décision peut très bien passer par l’intranet, la solution de messagerie de l’entreprise, un email ou un appel téléphonique. La réunion est là pour construire une décision avec un plan d’action, trancher sur un sujet, etc.
N’hésitez pas à attribuer des rôles aux participants pour les impliquer davantage et favoriser la productivité. Le time-keeper va par exemple chronométrer les échanges, favoriser une prise de parole (relativement) équilibrée et prévenir les hors-sujet. Le scribe prend des notes et élabore un compte rendu, le back-office prépare des données pour alimenter le processus décisionnel, etc.
#5 Le manque de visuels pour donner du corps aux idées
Pour favoriser la mémorisation et l’assimilation des informations, misez sur le visuel en vous concentrant sur les mots-clés, les points essentiels et la visualisation des données (des graphes plutôt que des chiffres bruts).
Le succès de la réunion, c’est aussi une question de… biologie humaine ! Comme le résume cette infographie, 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles, et nous traitons l’information visuelle jusqu’à 60 000 fois plus vite que le texte. L’humain mémorise d’ailleurs 80 % de ce qu’il voit, contre 20 % de ce qu’il lit et 10 % de ce qu’il entend.
Les écrans tactiles interactifs ou le paperboard digital Avec donneront davantage de poids à vos présentations. Ils permettront une meilleure assimilation des informations et favoriseront une participation active de vos collaborateurs. DFM vous conseille sur les dispositifs d’affichage les plus adaptés à votre activité. A vous de jouer !