Malgré la transformation digitale des entreprises, l’impression reste au cœur de l’activité dans de nombreux secteurs. Selon une étude HP, 70 % des chefs de PME estiment que leur entreprise ne peut pas fonctionner sans impression.

Dans cet article, la rédaction revient sur les dernières nouveautés fonctionnelles et accessibles en matière d’impression et détaille leurs différents cas d’usage. C’est parti !

L’impression Cloud

L’impression Cloud, ou Cloud Printing, permet de connecter des appareils digitaux comme les smartphones, les ordinateurs portables et les tablettes à une station d’impression sans avoir besoin de câblage ou de pilotes spécifiques.

Cela améliore à la fois la sécurité et la flexibilité des environnements d'impression dans les entreprises, notamment celles qui disposent de plusieurs sites.

Concrètement, ce système de gestion d’impression permet aux utilisateurs d'envoyer leurs documents à imprimer sur un réseau et de les récupérer sur n'importe quelle imprimante qui supporte la fonctionnalité après s'être authentifiés.

Au-delà de la simplicité qu’elle permet, cette technologie se prête à plusieurs cas d’usage :

• Les chaînes de restaurants ou de magasins peuvent gérer et mettre à jour les menus ou catalogues de produits stockés dans le cloud pour ensuite les imprimer simultanément dans différents établissements ;
• Dans l’événementiel, les organisateurs peuvent stocker tous les matériaux promotionnels dans le Cloud et les imprimer à proximité du lieu de l'événement afin de réduire les coûts de logistique et les délais de production ;
• Les écoles et universités peuvent utiliser l'impression Cloud pour permettre aux enseignants de préparer et d'imprimer des supports pédagogiques, des examens ou des documents administratifs depuis n'importe quel endroit, notamment en télétravail ;
• Les établissements de santé peuvent imprimer des dossiers de patients, des ordonnances ou des étiquettes pour les échantillons de laboratoire directement à partir des systèmes de gestion Cloud ;
• Dans les secteurs où la sécurité des documents est primordiale, comme dans les services juridiques ou financiers, les collaborateurs en déplacement peuvent envoyer des documents sur des imprimantes de bureau sécurisées. Les documents sensibles sont ainsi imprimés dans un environnement contrôlé et récupérés uniquement par des personnes autorisées via un code PIN ou un badge ;
• L'impression mobile pour invités, qui permet aux personnes qui ne sont pas membres de l'organisation hôte, comme les clients ou les consultants, d'imprimer des documents directement depuis leurs appareils mobiles sans avoir accès au réseau interne de l'entreprise.

Cette technologie présente plusieurs avantages :

• Impression sécurisée : lorsqu'un document est envoyé à l'imprimante, il est stocké dans une file d'attente sécurisée. L'utilisateur doit alors s'authentifier (par exemple, par un code PIN, un badge ou une carte d'accès) directement sur l'imprimante de son choix dans le réseau pour déclencher l'impression du document. Seul l'utilisateur autorisé peut récupérer ses documents.
• Flexibilité : l’utilisateur peut envoyer un document à imprimer depuis son poste de travail ou un appareil mobile, puis choisir l'imprimante la plus pratique pour récupérer le document, qu'elle se trouve dans un autre étage, un autre bâtiment ou même une autre ville. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les grandes entreprises ou les campus universitaires.
• Réduction du gaspillage : les documents sont imprimés uniquement lorsque l'utilisateur s'authentifie à l'imprimante, ce qui évite l'accumulation de tirages non récupérés qui finissent souvent par être jetés.
• Gestion centralisée de l’ensemble des activités d’impression par les administrateurs système.

Il reste à noter que cette technologie facilite l'impression sécurisée pour les employés en télétravail en leur permettant de lancer des impressions depuis n'importe quel lieu et de récupérer les documents sur des imprimantes autorisées lorsqu'ils se rendent au bureau, après s’être authentifiés sur place.

L’impression éco-responsable

Les imprimantes traditionnelles n’ont pas la réputation d’être écologiques. Forcément, la manière la plus écologique d’imprimer, c’est de n’imprimer que le strict nécessaire. Mais même dans un monde où le digital est omniprésent, certains secteurs d’activité ne peuvent « tourner » sans papier.

Dans ce cas, le moindre mal serait d’opter pour des imprimantes éco-responsables, avec :

• Une faible consommation énergétique (label Energy Star ou écolabel européen) ;
• Encres écologiques à base d’eau, de soja ou d’autres matériaux organiques ;
• Un programme de recyclage proposé par le fabricant pour recycler les cartouches d’encre, le papier imprimé et les pièces de l’imprimante.

Comparons la consommation énergétique et le bilan carbone d’un parc de 20 imprimantes (traditionnelles vs. écologiques).

Supposons que les imprimantes sont utilisées pour imprimer pendant 2 heures par jour et restent en mode « veille » les 22 heures restantes. Une imprimante traditionnelle consomme environ 70 watts en impression et 10 watts en mode veille, tandis qu’une imprimante écologique consomme 30 watts en impression et environ 5 watts en mode « veille ».

Calculons la consommation d’énergie sur cette base :

• Imprimante traditionnelle : (70 watts × 2) + (10 watts × 22) = 360 wattheures par jour, soit 0.36 kWh ;
• Imprimante écologique : (30 watts × 2) + (5 watts × 22) = 60 + 110 = 170 wattheures par jour, soit 0.17 kWh.

	20 imprimantes traditionnelles	20 imprimantes écologiques
Consommation d’énergie quotidienne	7.2 kWh	3.4 kWh
Consommation d’énergie annuelle	2 628 kWh	1 241 kWh
Émissions de CO2 annuelles	147.17 kg CO2	69.5 kg CO2

Avec une imprimante écologique, l’entreprise réduit donc de moitié les émissions de CO₂ et la consommation électrique de ses impressions.

Le suivi et la maîtrise des coûts d’impression

Les imprimantes de dernière génération embarquent un firmware plus puissant qui permet d’aller plus loin dans le reporting, notamment pour suivre et maîtriser les coûts d’impression.

Les entreprises peuvent ainsi comprendre et contrôler leur consommation d'encre, de papier et d'énergie pour réaliser des économies significatives et réduire leur bilan carbone. Voici un aperçu des principales fonctionnalités d’optimisation de coût proposées par les nouveaux modèles.

Analyse et rapports détaillés

Le logiciel de l’imprimante collecte des données sur chaque tâche d'impression effectuée, par exemple le nombre de pages, l'utilisation des couleurs vs. noir et blanc et le type de papier pour donner un coût par page.

Ces informations sont ensuite compilées dans un rapport automatisé qui permet au gestionnaire d’analyser les coûts d’impression.

Politiques d'impression

Sur la base de ces analyses, l’entreprise peut mettre en place une politique d’impression personnalisée pour réduire les coûts.

Elle peut par exemple définir des règles automatiques pour que toutes les impressions de moins de 5 pages soient faites en noir et blanc ou que les brouillons soient automatiquement imprimés en qualité réduite.

Attribution des coûts par département ou projet

Le système peut également attribuer les coûts d'impression à des départements spécifiques ou des projets, ce qui encourage une certaine responsabilité quant à l'usage des ressources d'impression.

Gestion par budget plutôt que par quota

Au lieu de limiter le nombre de pages imprimables par utilisateur, le système alloue un budget à chaque employé ou département. Par exemple, les impressions en noir et blanc pourraient être « facturées » à un certain tarif, et les impressions en couleur à un tarif plus élevé.

Cette approche encourage une utilisation plus responsable des ressources en fonction de l'impact financier plutôt que du volume. Si un utilisateur dépasse son budget, il peut le recharger en consommant le budget du mois suivant, notamment si l’activité est saisonnière ou si elle connaît des pics.

Les imprimantes accessibles à tous

Les imprimantes évoluent pour devenir plus inclusives et plus accessibles aux personnes en situation de handicap, mais aussi aux débutants et aux séniors :

• Écran tactile inclinable, pour une utilisation aisée tant en position assise que debout ;
• Possibilité de créer des boutons personnalisés sur l'écran pour faciliter l'accès aux fonctions fréquemment utilisées ;
• Changement de la langue en un clic ;
• Zoom écran à la manière d’un smartphone ou d’une tablette ;
• Mode d’affichage à couleurs inversées pouraccentuer les contrastes et faciliter la lecture pour les personnes qui souffrent d’une déficience visuelle ;
• Pictogrammes d’illustration pour comprendre les fonctionnalités en un coup d’œil ;
• Vidéos tutoriels accessibles directement sur l'écran de l'imprimante ;
• Alertes sonores et témoins lumineux pour aider les utilisateurs avec des déficiences auditives ou visuelles à comprendre l'état de l'imprimante et des impressions ;
• Poignées d'effort adaptées pour faciliter les manipulations et éviter auxutilisateurs qui ont des limitations physiques de se lever ou se pencher pour utiliser l’imprimante ;
• Reconnaissance vocale pour commander l'imprimante par la voix, etc.

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